Faktura to podstawowy dokument potwierdzający zawarcie transakcji, dlatego tak ważne jest, aby wszelkie dane i informacje na niej zawarte były poprawne. Niestety czasami zdarza się tak, że przez nieuwagę lub błąd, faktura zawiera nieprawidłowe dane. W takiej sytuacji niezbędne jest dokonanie poprawek, a wykonuje się to za pomocą tzw. faktury korygującej. Czym jest faktura korygująca? Kiedy się ją wystawia? Jak powinna wyglądać i w jaki sposób się ją księguje?
Czym jest faktura korygująca?
Pomyłki przy wystawianiu faktur to bardzo częsta sytuacja, szczególnie tam, gdzie faktur wystawia się codziennie naprawdę sporo. W takich miejscach naprawdę nietrudno o błąd, który może być później przyczyną poważnych komplikacji. Z tego względu bardzo ważne jest to, aby wiedzieć, w jaki sposób można skorygować fakturę zawierającą jakieś nieprawidłowości.
Pamiętać należy jedynie o tym, że faktur nie można poprawiać, wykreślając lub zamieniając dane na nich zawarte. Cała procedura nie jest zbyt skomplikowana i polega na wystawieniu nowej faktury tzw. faktury korygującej. Jest to nic innego jak nowa faktura zawierająca wszelkie poprawki, względem pierwszej, błędnej wersji.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawia się w przypadku zauważenia błędów w treści faktury lub w przypadku, gdy chcemy zmienić jej treść. Najczęściej do takich zmian dochodzi wskutek błędów popełnionych przez osobę wystawiającą daną fakturę lub też w przypadku, gdy udzielono rabatu, co spowodowało konieczność zmiany ceny, udzielono odpustów lub obniżki cen, towary i opakowania zostały zwrócone sprzedawcy, cena uległa podwyżce lub stwierdzono pomyłkę w cenie, kwocie, stawce podatku znajdującego się na fakturze, lub też zapłata została zwrócona nabywcy w całości, lub części. Powód wystawienia faktury korygującej jest bardzo istotną kwestią pod względem księgowym, ponieważ ma to wpływ na sposób księgowania takiej faktury.
Jak powinna wyglądać faktura korygująca?
Faktura korygująca musi być przygotowana w odpowiedni sposób i zawierać wszelkie niezbędne informacje, dane i naniesione poprawki względem pierwszej wersji faktury. Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura korygująca powinna zawierać:
- wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”,
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane zawarte w oryginalnej fakturze:
- data wystawienia,
- numer korygowanej faktury,
- imiona i nazwiska lub nazwy firm, podatnika oraz nabywcy wraz z ich adresami,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (najczęściej NIP),
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź realizacji usługi, lub daty otrzymania zapłaty,
- nazwy / rodzaju towaru lub usługi, której dotyczy ta korekta,
- przyczynę wykonania korekty,
- kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej (w przypadku gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub też zmienia kwotę podatku należnego),
- jeśli korekta nie wpływa na podstawę opodatkowania – zamieścić należy prawidłową treść korygowanych pozycji.
Jeszcze do niedawna konieczne było potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę w każdej sytuacji. Obecnie potwierdzenie to wymagane jest jedynie w przypadku korekty „in plus”, natomiast w przypadku korekty „in minus” wystarczy, że jest w posiadaniu dokumentacji, które w jednoznaczny sposób potwierdza fakt ustalenia warunków korygowania faktur przez obie strony transakcji (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).
W jaki sposób księguje się fakturę korygującą?
Sposób księgowania faktury korygującej zależny jest od tego, czy jest to korekta „in plus” czy „in minus”. W przypadku korekty zmniejszającej kwotę podatku VAT należnego obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygująca wyłącznie w sytuacji, gdy posiadana jest w tym okresie dokumentacja, z której wynika, że podatnik uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki wystawienia faktury korygującej. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik nie posiada tej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje w okresie rozliczeniowym, w którym dokumentację tę uzyskał.
W przypadku, gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Aby ułatwić sobie wystawianie faktur korygujących i ich księgowanie, warto wykorzystać do tego celu oprogramowanie do faktur, które znacząco usprawnia, ułatwia i przyspiesza pracę oraz zarządzanie fakturami.
