Jak powinien wyglądać obieg dokumentów, a także jakimi zasadami należy się kierować podczas archiwizacji i przechowywania dokumentów
W każdym przedsiębiorstwie, nawet tym najmniejszym, kluczową rolę odgrywa obieg dokumentów w firmie. Jest to kwestia, która pozwala na zachowanie prawidłowego funkcjonowania, a w konsekwencji prowadzenia działalności. Warto dbać o każde ogniwo, które rzutuje na zachowanie ciągłości. Główną rolą obiegu dokumentów jest uproszczenie przepływu informacji, które powinny krążyć w działalności. Rezultaty są bardzo szybko odczuwalne. Przede wszystkim pozwala to na zaoszczędzenie czasu i odpowiednie przyporządkowanie kosztów i działań w organizacji. Przedstawiamy jak powinien wyglądać obieg dokumentów, a także jakimi zasadami należy się kierować podczas archiwizacji i przechowywania dokumentów.
Obieg dokumentów w małej firmie
W przypadku małych firm obieg dokumentów posiada najczęściej poniższy schemat:
Sekretariat ⇒ Prezes ⇒ Księgowość ⇒ Sekretariat
Warto posłużyć się przykładem, który doskonale obrazuje cel takiego działania. Przykładowo, faktura kosztowa najpierw trafia do sekretariatu. Tam jest ona zeskanowana lub zewidencjonowana. W następnej kolejności przekazywana jest do prezesa, który odpowiada za merytoryczne zaakceptowanie jej treści, a także kosztów. Później, trafia do księgowości, gdzie jest ona weryfikowana przez księgową w ramach aspektów formalnych i prawnych. Podawana jest ona wprowadzaniu do ewidencji księgowej i archiwizacji. Następnie, osoba uprawniona dokonuje płatności. Ostatecznie trafia ponownie do sekretariatu, który odpowiada za dokonanie archiwizacji tego dokumentu w wersji papierowej.
Posiadanie odpowiedniego programu pozwalające utrzymać prawidłowy obieg dokumentów jest bardzo ważne w działalności. W konsekwencji wersja papierowa przechowywana jest w danym miejscu, a poszczególne osoby mogą zdalnie dokonać jej akceptacji. Możliwe jest w każdym momencie zaobserwowanie prawidłowości tego procesu i dostrzeżenie, kiedy nie funkcjonuje on prawidłowo. W szczególności, kiedy dany etap trwa dłużej niż powinien. Dana komórka może podjąć działania, które pozwalają na wyjaśnienie powstałych wątpliwości i dopilnowanie upływających terminów. Należy pamiętać, że faktury posiadają określony termin płatności, a ich moment wystawienia jest kluczowy ze względu na złożenie prawidłowych deklaracji faktur VAT.
Zalety wynikające z obiegu dokumentów:
- określenie dokładnego miejsca przechowania dokumentów,
- kontrola terminu płatności,
- możliwość wglądu do przebiegu procesu obiegu dokumentów,
- osoby odpowiedzialne posiadają możliwość dopilnowania właściwego zaszeregowania kosztów, a także możliwości finansowych opłacenia danej faktury;
- dokumenty zapisywane są w jednym miejscu, do których odpowiednie osoby posiadają stały dostęp,
- eliminowanie kosztów fizycznego przechowywania,
- prowadzenie cyfrowej ewidencji pozwalającej na przyporządkowanie otrzymanych faktur do danych umów,
- minimalizowanie ryzyka zgubienia dokumentów.
Ponadto, należy wskazać, że na rynku dostępne są gotowe programy, które pozwalają na posiadanie własnego obiegu dokumentów. Są one w pełni dopracowane i umożliwiają usprawnienie tego procesu w każdym przedsiębiorstwie. Doskonałym przykładem jest SaldeoSmart, który opracował w najmniejszych szczegółach system obiegu dokumentów w małym przedsiębiorstwie. Zastosowane rozwiązania są optymistycznie odbierane przez klientów, którzy na bazie programu przeorganizowali poszczególne obszary w swoich działalnościach. Zobacz szczegóły na https://www.saldeosmart.pl/biuro/obieg-dokumentow
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów: najważniejsze zasady
W każdym przedsiębiorstwie pracownicy powinni zostać odpowiednio przeszkoleni z obowiązujących zasad archiwizacji i przechowywania dokumentów. Jest to obszar, który może wyeliminować ewentualne problemy w przyszłości, kiedy dany dokument może być kluczowy. Podstawowe zasady archiwizacji dokumentów zostały wskazane w ustawie o rachunkowości.
Do najistotniejszych aspektów związanych z przechowywaniem dokumentów zalicza się:
- Miejsce archiwizacji - zazwyczaj jest to siedziba lub oddział danego przedsiębiorstwa lub miejsce, gdzie działalność jest wykonywana. Istotne jest zabezpieczenie tego miejsca przed czynnikami, które stanowią zagrożenie, np. wilgoć, pożar, promieniowanie UV, a także przed postronnymi osobami. W przypadku cyfrowych należy odpowiednio zabezpieczyć nośniki przed ewentualnymi cyfrowymi zagrożeniami.
- Przestrzeganie terminów z ustawy - każdy dokument posiada określony czas przechowywania. Jest to określone przez ustawę, zazwyczaj wynosi on minimum 5 lat w przypadku dokumentów podatkowych. Z kolei o wiele dłużej muszą być przechowywane karty wynagrodzeń pracowników.
- Utylizacja dokumentów - kwestia zutylizowania dokumentów po okresie przechowywania leży w kwestii kierownika jednostki, który odpowiedzialny jest za właściwy przebieg procesu. Muszą one zostać zniszczone, co ma być potwierdzone podpisem pracownika. Dotyczy to także zlikwidowanych przedsiębiorstw.
