Skip to main content

© BizNews. Wszelkie prawa zastrzeżone


Jak prawidłowo ewidencjonować koszty?

Jak prawidłowo ewidencjonować koszty
 |  Artykuł partnera  |  Biznes i finanse

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru wszystkich działań gospodarczych. Ewidencji podlegają również koszty, czyli zmniejszenia korzyści ekonomicznych, które mają wpływ na prawidłowe określenie zysku, a więc i należnego podatku. Ze względu na te skomplikowane zależności, koszty należy prawidłowo ewidencjować, aby instytucje skarbowe nie miały wątpliwości co do ich poprawności.

Czym są koszty w ujęciu księgowym?

Koszty, jak wspomnieliśmy, to uprawdopodobnione zmniejszenie korzyści ekonomicznych: zarówno pomniejszenie wartości aktywów, jak i powiększenie rezerw lub zobowiązań. Prowadzą do zmniejszenia kapitału własnego w inny sposób niż poprzez wycofanie środków przez właściciela firmy lub jej udziałowców. Kosztem będą więc zakupy towarów lub usług, udokumentowane za pomocą faktury lub rachunku. Wyjątkiem są koszty związane z zapłatą za prowadzenie rachunku bankowego, ponieważ bank nie wystawia faktur.

W trakcie prowadzenia firmy przedsiębiorca ponosi koszty z tytułu trzech rodzajów działalności: operacyjnej (podstawowej), pozostałej działalności operacyjnej oraz koszty finansowe. Klasyfikacja kosztów ma znaczenie dla prawidłowej ewidencji: księguje się je bowiem na osobnych kontach. Mają one również wpływ na wyliczenia wyniku finansowego brutto. Ze względu na stopień skomplikowania, zagadnieniem tym zazwyczaj zajmują się biura księgowe, np. Biuro Doradztwa Podatkowego Lidii Sarneckiej z Torunia.

Co warto wiedzieć o ewidencji kosztów?

Choć każdy koszt związany jest z wydatkiem, nie każdy wydatek może być kosztem. To, jakie wydatki nie mogą znaleźć się w kosztach podatkowych, określa art. 23. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt, musi być poniesiony przez podatnika, mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz musi zostać właściwie udokumentowany w prowadzonych księgach rachunkowych. W przeciwnym razie organy podatkowe mogą mieć wątpliwości co do zasadności ewidencji kosztów. To na podatniku spoczywa wówczas obowiązek udowodnienia, że koszty zostały prawidłowo zewidencjonowane.

Przedsiębiorca może zdecydować, w jaki sposób ewidencjonować koszty w firmie: w formie pełnej lub uproszczonej. Wybór zależy od typu i specyfiki prowadzonej działalności, organizacji wewnętrznej i innych czynników. Należy jednak pamiętać, że uproszczona ewidencja kosztów jest łatwiejsza, jednak nie daje tak dokładnego obrazu jak ewidencja w formie pełnej. Może to mieć znaczenie np. dla inwestorów, którzy potrzebują dokładniejszego oglądu finansów firmy.