Wraz z digitalizacją dokumentów dynamizują się prace administracyjne, czy biurowe. Elektroniczny obieg dokumentów i faktur wpływa korzystnie na każdy sektor związany z działalnością firmy. Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest i jakie zapewnia korzyści instytucji, która się na niego zdecyduje?
Elektroniczny obieg dokumentów – o czym warto wiedzieć?
Elektroniczny obieg dokumentów to najczęściej opracowany program komputerowy, który umożliwia m.in. tworzenie cyfrowych plików tekstowych, wykresów i umów. Dzięki e-obiegowi można też zwykle przechowywać elektroniczne wersje papierowych dokumentów i faktur.
Proces tworzenia eDokumentów jest bardzo prosty. Korzystając z programu umożliwiającego elektroniczny obieg faktur i dokumentów w firmie, można archiwizować tworzone pliki, czy odpowiednio je kategoryzować.
Elektroniczne dokumenty – są zawsze na miejscu i dostępne dla każdego, kto tylko powinien mieć do nich wgląd. Dzięki takim systemom IT udaje się zautomatyzować wiele procesów, które mają miejsce na co dzień w firmie. Poprzez digitalizację dokumentów i faktur można m.in. szybciej osiągać wyznaczone cele, lepiej zarządzać firmą i cieszyć się z efektywnego workflow.
Elektroniczny obieg dokumentów a tradycyjny, papierowy
Elektroniczny obieg dokumentów – gwarantuje bezpieczeństwo delikatnych danych, jakie się znajdują w e-papierach. Wybierając elektroniczny zapis dokumentacji w firmie, można więc także zaoszczędzić sporo miejsca, mając pewność, że pliki nie zniszczą się wraz z upływającym czasem.
Elektroniczne dokumenty są także „zdrowsze” dla środowiska, ponieważ ich tworzenie, przechowywanie i rozpowszechnianie nie wiążę się np. z wycinką drzew.
Popularne programy do tworzenia cyfrowej dokumentacji
eDokumenty
Za pomocą programu e-dokumenty można zadbać o elektroniczny obieg dokumentów w sposób chronologiczny, korzystając z licznych gotowych szablonów. E-dokumentami i e-fakturami w zarządza się również zdalnie, z dowolnego miejsca w firmie i poza nią. Program eDokumenty idealnie nadaje się do automatyzacji procesów, pracy w grupie, obsługi klienta, czy w branży IT.
DocuWare
Platforma DocuWare – umożliwia inteligentne przeszukiwanie bazy z e-dokumentami i e-fakturami. Pozwala łatwo tworzyć i zarządzać elektronicznym obiegiem dokumentów i faktur. Program DocuWare można również połączyć m.in. z drukarkami biznesowymi Ricoh.
Baseline
Z systemu Baseline można korzystać w różnych firmach pod względem wielkości i niszy, m.in. w kancelarii prawnej. Oprócz tworzenia zdigitalizowanych dokumentów i faktur za jego pomocą udaje się też tworzyć raporty na podstawie e-plików. Baseline – ułatwia zatem zarządzanie elektronicznym obiegiem faktur i dokumentów, a także firmą.
Szukając systemu do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie warto kierować się czymś więcej niż ceną. Należy pamiętać, że doświadczenie partnera wdrożeniowego jest równie ważne co funkcjonalności systemu. Wybór systemu można porównać do wyboru samochodu. Pojazdy dzielą się na małe, średnie, duże. Zastosowanie pojazdów też jest różne. Mały miejski samochód służy przede wszystkim do przemieszczania się po mieście. Hatchback można uznać za samochód uniwersalny. Kombi jest już raczej samochodem rodzinnym.
Podobnie jest z systemami informatycznymi. Jeśli nasza firma ma proste procesy, wówczas wystarczy nam prosty system obiegu dokumentów W przypadku bardziej rozbudowanych procedur nasza organizacja potrzebować będzie bardziej rozbudowanych systemów. Badanie potrzeb oraz analiza przedwdrożeniowa jest kluczowa aby wdrożenie systemu było udane.
