Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty? Sprawdzamy szafy metalowe

Chociaż cyfryzacja jest dziś coraz powszechniejsza i wiele firm wdraża ją do swoich działań, to nie da się wszystkiego "schować" w komputerze. Widać to po niektórych przedsiębiorstwach, gdzie dokumenty i inne cenne rzeczy zawierające poufne dane nadal przechowywane są w wersji papierowej. Jeśli i my jesteśmy zmuszeni w ten sposób nimi zarządzać, powinniśmy wybrać do tego celu odpowiednie miejsce. Czy szafy metalowe rzeczywiście się tu sprawdzają?

Dokumenty zawsze bezpieczne

Szafy biurowe są pełne różnego rodzaju ważnych dokumentów: umów, akt, teczek klientów kartotek. Większość z nich trzeba przechowywać przez kilka lat, a informacje w nich zawarte nie powinny paść łupem osób trzecich. W dzisiejszych czasach, gdy panuje większa świadomość, jak cenne są dane osobowe, jest to tym bardziej istotne. 

Tak zwane "dane wrażliwe" mogą dotyczyć zwykłych danych osobowych, ale też informacji o stanie zdrowia lub sytuacji finansowej danej osoby. Nie ulega wątpliwości, że dokumenty poufne oraz niejawne koniecznie trzeba przetrzymywać w solidnie wykonanych szafach metalowych, o wzmocnionej konstrukcji i odpowiednio zabezpieczonych zamkiem na klucz, szyfrowym lub elektronicznym. 

Szara szafa metalowa na dokumenty z sejfem marki Contract Point, fot. eco-market.pl

Jakie zabezpieczenia stosuje się w szafach?

Nim wybierzemy odpowiednią szafę na dokumenty, warto wiedzieć, że dzielą się one na klasy - A, B i C. Czym się charakteryzują? Szafy z klasy A są dość lekkie w porównaniu do innych modeli. W stosunku do szaf biurowych mają zdecydowanie wzmocnioną konstrukcję. Wykonane są z solidnej blachy, która jest odporna na włamania. Poza tym stosuje się w nich zamek mechaniczny kluczowy według normy EN 1300. To na tyle mocne szafy, że można w nich przechowywać dokumenty o klauzuli poufne oraz zastrzeżone. 

Jeszcze mocniejsze są meble klasy B, w których stosuje się konstrukcję jednopłaszczową o grubości 3 mm. W porównaniu do szaf z klasy A jest tu też zamontowany bardziej rozbudowany mechanizm ryglowy. Klasa C to już szafy najbardziej odporne i najlepiej zabezpieczone, nieprzypadkowo stosowane są w jednostkach wojskowych. W zdecydowanej większości przypadków wystarczą szafy z klasy A i też takie powinniśmy wybrać, jeśli poszukujemy miejsca na dokumenty i inne cenne rzeczy.

Metalowa szafa biurowa z sejfem Contract Point, fot. eco-market.pl

Jakie są rodzaje szaf?

Niezależnie od tego, w jakiej branży działamy i jak wiele mamy dokumentów do przechowania, możemy być pewni, że uda nam się dobrać szafę w odpowiednim rozmiarze i kształcie. Dostępne są szafy pionowe lub poziome, klasyczne, żaluzjowe i z drzwiami przesuwnymi. Klasyczne są wyposażone w standardowe drzwi skrzydłowe. Zapewniają dużo miejsca na dokumenty, teczki, segregatory i sprzęt biurowy. Dzięki licznym szafkom i przegrodom łatwo zapanować nad porządkiem w biurze. W eco-market.pl szafy metalowe występują też w wersji z sejfem, gdzie możemy przechowywać najważniejsze lub najcenniejsze przedmioty czy dokumenty.

Kolejny rodzaj - szafy żaluzjowe są bardzo solidne, bo wykonane ze stalowej blachy. Drzwi w szafie zrobione są najczęściej ze sztucznego tworzywa, zamykane na zamek zatrzaskowy. Są malowane proszkowo, więc ich kolor jest trwały i zabezpieczony m.in. przed korozją. Niezwykle funkcjonalne i estetyczne są również szafy biurowe z drzwiami przesuwnymi - trwałe, pojemne, w sam raz do przechowywania dokumentów i innych wartościowych rzeczy.

Nie ulega wątpliwości, że warto zainwestować w szafę metalową, w której bezpiecznie przechowamy dokumenty. Wszystkie znajdą się w jednym miejscu, w ustalonym porządku, dzięki czemu zawsze będą pod ręką. Metalowe szafy są wytrzymałe i odporne na różne czynniki, na przykład na ogień. To inwestycja na lata.