W Polsce prowadzenie księgowości i rozliczanie się z fiskusem nie jest łatwe ani szybkie. Wynika to często z dużej zmienności polskiego prawa podatkowego. W tej sytuacji przedsiębiorca musi się zastanowić, jaka opcja będzie dla niego najlepsza, jeśli chodzi o księgowość.
Od obowiązku podatkowego nie ucieknie żaden uczciwy przedsiębiorca. Prowadzenie firmy jest nieodłączne związane z prowadzeniem księgowości. To bardzo istotny obszar funkcjonowania każdej firmy. Błędy w rozliczeniach księgowych mogą bowiem stać się źródłem poważnych problemów, łącznie z postępowaniem karno-skarbowym. Jak zatem efektywnie prowadzić księgowość w małej firmie? Do wyboru są różne opcje.
Usługi biura księgowego
Wielu przedsiębiorców, szczególnie dopiero rozpoczynających działalność gospodarczą, zastanawia się nad korzystaniem z usług biura księgowego. Chcą w ten sposób całkowicie zdjąć z siebie ciężar zajmowania się skomplikowanymi formalnościami księgowymi i rozliczeniem z Urzędem Skarbowym. Takie rozwiązanie ma dobre i złe strony. Z usług biura księgowego, szczególnie na początku działalności, warto korzystać przede wszystkim wtedy, gdy wybrana forma księgowości jest skomplikowana (np. pełna księgowość). Wtedy wsparcie fachowca rzeczywiście się przydaje i pozwala z czasem wdrożyć się przedsiębiorcy w różne zagadnienia księgowo-podatkowe.
Należy jednak zdawać sobie sprawę, że korzystanie z usług biura księgowego to także koszty. Ceny bywają różne, zwykle są wyższe w większych miastach. Miesięczna opłata zależy również od formy prowadzonej księgowości, a nawet od liczby wystawianych w miesiącu faktur. Dlatego na początku działalności przedsiębiorca powinien się zastanowić, czy jest w stanie unieść dodatkowe koszty związane z obsługą księgową. Co jednak, gdy kalkulacje wskazują, iż korzystanie z biura księgowego może być na początku zbyt kosztowne? Alternatywą jest samodzielne prowadzenie księgowości.
Samodzielne prowadzenie księgowości
Przedsiębiorca nie musi być znawcą przepisów podatkowych (chociaż to może ułatwić prowadzenie biznesu) i nie musi wcale kończyć kursów księgowych. Nie jest to konieczne nawet wtedy, gdy zdecyduje się prowadzić księgowość samodzielnie. Obecnie bowiem samodzielne prowadzenie księgowości nie oznacza wcale, że trzeba zajmować się osobiście każdym rozliczeniem. Wszystko dlatego, że popularna stała się księgowość online. Na rynku dostępne są programy do księgowości online, które skutecznie wspierają przedsiębiorcę w kwestiach księgowych (np. ERP XT Comarch). Wiele czynności w takich aplikacjach jest zautomatyzowanych, wystarczy tylko wprowadzić odpowiednie dane. Do tego takie oprogramowanie jest na bieżąco aktualizowane, uwzględniane są wszystkie zmiany w przepisach podatkowych. Przedsiębiorca jest zatem pewny, że rozlicza się z urzędem skarbowym we właściwy sposób i zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Aplikacje do księgowości online najczęściej przechowują wszystkie dane w chmurze. Do tego najlepsi producenci takiego oprogramowania zapewniają również mobilne wersje aplikacji na smartfony lub tablety. Dzięki temu można wystawiać faktury lub prowadzić inne czynności księgowe bez względu na to, miejsce przebywania. Księgowość online to duża elastyczność i swoboda działania.
Własny księgowy
Jeszcze innym rozwiązaniem jest zatrudnienie własnego pracownika, który będzie się zajmował księgowością firmy. Znowu taki krok ma zalety i wady. Na pewno największą zaletą zatrudniania własnego księgowego jest to, że jest on mniej emocjonalnie związany z firmą, będzie się starał znaleźć jak najlepsze rozwiązania w obszarze księgowości. Do tego taka osoba zna doskonale przedsiębiorstwo, jego słabe i mocne strony. Nie bez znaczenia jest również to, że własny księgowy będzie mógł skutecznie kontrolować wszelkie przepływy finansowe w firmie. Ponadto cała dokumentacja księgowa i finansowa znajduje się w przedsiębiorstwie, jest bezpieczna i zawsze pod ręką.
Minusem zatrudniania własnego księgowego są oczywiście koszty związane z pracownikiem. Trzeba się liczyć nie tylko z wydatkami związanymi z wynagrodzeniem księgowego, ale i z zakupem odpowiednich narzędzi oraz oprogramowania, z którego pracownik będzie korzystał.
Biuro rachunkowe, własny księgowy czy samodzielne prowadzenie księgowości? Wybór należy do przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że w ostatniej opcji można wspierać się aplikacjami do księgowości online, które automatyzują wiele czynności księgowych. Jednak to przedsiębiorca musi przeanalizować własną sytuację i ocenić, która opcja prowadzenia księgowości jest dla niego najlepsza.
