Co to jest archiwizacja dokumentów i czy warto sięgnąć po elektroniczne rozwiązanie?

Każda działająca firma musi przez określony czas przechowywać dokumentację, która związana jest z działaniami przez nią wykonywanymi. W zależności od wartości dokumentu ma on przypisany czas, po którym może zostać zniszczony. Czym jest archiwizacja dokumentów? Czy warto w tym przypadku korzystać z elektronicznych rozwiązań?

Archiwizacja dokumentów – krótka definicja

Archiwizowanie dokumentacji to działanie, które związane jest z przechowywaniem wszelkiego rodzaju dokumentów. Tak jak zostało wspomniane na wstępie, każdy z nich może zostać zniszczony po określonym czasie. Jednak zanim przyjdzie ten czas, to trzeba w sposób bezpieczny i właściwy gromadzić dokumenty w archiwum. Tradycyjna forma archiwizacji może być bardzo problematyczna, ponieważ wraz z napływem papierologii można zacząć się gubić, ciężej jest coś znaleźć oraz ilość miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentów stopniowo się zmniejsza. Z tego też względu, w ostatnim czasie coraz więcej instytucji, urzędów i firm decyduje się na elektroniczne rozwiązania.

Czy warto korzystać z elektronicznego archiwum?

Przedsiębiorcy bądź osoby, które pracują w urzędach, codziennie zmagają się z napływem różnego rodzaju dokumentów. Dzisiaj z elektronicznego rozwiązania korzysta sporo firm i instytucji, których ilość z kolejnymi dniami wzrasta. Jest to spowodowane między innymi tym, że ważne dokumenty się już wtedy nie gubią ani nie niszczą. Ma się też stały dostęp do dokumentacji, ponieważ można z niej korzystać w każdym miejscu i o każdej porze. Elektroniczne archiwum to również większe bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby, więc nie ma ryzyka, że coś ważnego przedostanie się w ręce osób trzecich. Można zaoszczędzić też sporo pieniędzy, ponieważ nie trzeba wydawać ich już w takich ilościach na przykład na zakup materiałów do drukarki. Ale też nie trzeba przeznaczać dodatkowego miejsca na przechowywanie dokumentów. Dlatego krótko stwierdzając: warto korzystać z elektronicznego archiwum.

W jaki sposób wykonywany jest proces archiwizacji dokumentów?

Archiwizacja dokumentów składa się z kilku etapów. Polega ona na podzieleniu dokumentów na kilka grup (ważne, żeby wyodrębnić te grupy pod względem rodzaju oraz tematu dokumentacji), ułożeniu tych dokumentów w chronologiczny sposób, odpowiedniemu oznaczeniu i ich opisywaniu, a także umieszczeniu ich w bezpiecznym miejscu. Jeśli chodzi o elektroniczną archiwizację, to polega ona na zebraniu wszystkich niezbędnych dokumentów i ich uporządkowaniu. W odróżnieniu od tradycyjnego rozwiązania różni się ono tym, że trzeba wprowadzić tę papierologię do środowiska cyfrowego. Żeby to zrobić, to trzeba utworzyć folder na komputerze i wprowadzać do niego dokumenty przy pomocy skanowania.

Dlaczego warto korzystać z naszych usług?

Korzystając z naszych rozwiązań do archiwizowania dokumentów, możesz liczyć z tego względu na wiele korzyści. Do każdego klienta podchodzimy z szacunkiem. Dzięki swojej wiedzy oraz doświadczeniu jesteśmy w stanie wybrać najodpowiedniejsze rozwiązania. Do swojej pracy wykorzystujemy tylko innowacyjne narzędzia. Posiadamy ponad 20-letnie doświadczenie w digitalizacji. Współpracujemy z wieloma znanymi firmami na rynku.