© BizNews. Wszelkie prawa zastrzeżone


Idealny regał do archiwum: 7 cech, które powinien posiadać

regał do archiwum
 |  Redakcja  |  Biznes i finanse

Jeżeli w swojej pracy stykasz się z dużą ilością dokumentów, z pewnością wiesz, jak ważne jest utrzymanie wśród nich porządku. Nieważne, czy prowadzisz własną kancelarię, biuro księgowe, a może jesteś zatrudniony w dziale kadr.

Sprawnie funkcjonujące archiwum pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz szybko i sprawnie dotrzeć do potrzebnych akt i segregatorów. Podpowiadamy, jakie regały najlepiej spełnią swoje zadanie i pozwolą utrzymać ład w dokumentacji.

1. Możliwość regulacji położenia półek

Regały na dokumentację powinny umożliwiać zmianę wysokości umiejscowienia półek. Pozwala na to gęsta perforacja kątowników. Dzięki temu możesz dostosować przegrody zarówno do segregatorów o zróżnicowany wymiarach, klasycznych teczek w formacie A4, jak i kartonów.

Takie rozwiązanie pozwala też na większe zagęszczenie półek w górnej części regału tak, aby największy ciężar znajdował się zawsze na dolnych półkach. Dzięki temu konstrukcja jest bardziej stabilna i może być wykorzystana także w konfiguracji wolnostojącej, bez oparcia ściany.

2. Wysoka trwałość

Choć w praktyce spotyka się regały archiwalne wykonane zarówno z drewna, jak i metalu, naprawdę wysoki poziom bezpieczeństwa gwarantuje tylko drugi rodzaj materiału. Metal najczęściej zabezpieczony jest przed korozją, więc nie musimy się obawiać, że dokumenty będą absorbowały wilgoć, która może przenikać z drewnianych elementów.

Regały metalowe gwarantują także większe bezpieczeństwo przeciwpożarowe. W przypadku zaprószenia ognia będziemy mieli więcej czasu na uratowanie najcenniejszej dokumentacji.

3. Wytrzymałość na obciążenie

Wybierając regały do archiwum, musisz uwzględnić dopuszczalne obciążenie półek. Przyjmuje się, że 1 metr bieżący dokumentacji waży około 40 kilogramów, choć wiele zależy od gatunku stosowanego papieru oraz orientacji gromadzenia dokumentu (w pionie nacisk będzie większy niż w poziomie).

W zależności od modelu maksymalne obciążenie będzie wynosiło od około 100 do nawet 650 kilogramów.

4. Możliwość dopasowania wymiarów do potrzeb

Wybierając regały do archiwum pamiętaj, że każde pomieszczenie jest inne i to do jego gabarytów trzeba dostosować zamawiane półki. Dlatego przy wyborze liczy się łatwy i szybki demontaż oraz ponowny montaż wyposażenia tak, aby łatwo można było ustawić go w odpowiedniej konfiguracji.

Zazwyczaj spotykamy się z dwoma rodzajami montażu – na śruby lub na specjalne zatrzaski. Regały skręcane wymagają więcej pracy przy składaniu, ale są bardziej wytrzymałe.

5. Dopasowanie do rodzaju przechowywanych dokumentów

Obecnie stosuje się zróżnicowane rozwiązania archiwizacyjne, które z łatwością dopasujesz do rodzaju przechowywanych materiałów. Oprócz zwykłych szaf stacjonarnych stosuje się regały przesuwne, które pozwalają maksymalnie wykorzystać powierzchnię, regały rotacyjne (wykorzystywane głównie w służbie zdrowia i sektorze bankowym) oraz szafy metalowe zamykane na klucz.

Dobór sposobu archiwizacji nie tylko zwiększa bezpieczeństwo gromadzonych danych, ale przede wszystkim ułatwia ich sortowanie i zarządzanie nimi, co w przypadku bezpośredniego kontaktu z klientem (np. w służbie zdrowia) ma ogromne znaczenie.

6. Zapewnienie odpowiedniej cyrkulacji powietrza

Regały archiwizacyjne powinny posiadać przestrzeń pozwalającą na swobodną cyrkulację powietrza. Dzięki temu zapobiegniesz dostaniu się wilgoci do akt i rozwojowi pleśni.

Odpowiednia konstrukcja zapewnia odstępy zarówno od ścian, jak i sufitu i gwarantuje spełnienie przepisów prawa w tym zakresie, które określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku regulujące m.in. sposób prowadzenia archiwum.

7. Możliwość montażu ograniczników

Utrzymanie porządku w dokumentach gwarantują także ograniczniki tylne i boczne. Dzięki nim masz pewność, że akta nie przesuną się i nie wypadną z szafy. Blokady powinny mieć możliwość regulacji położenia tak, aby dopasować je do ilości i rozmiarów gromadzonej dokumentacji i oddzielić poszczególne segmenty od siebie.

Jaki regał do archiwum wybrać?

Regały powinny być dopasowane do rodzaju przechowywanych dokumentów. Zanim zdecydujesz się na zakup, zastanów się, czy potrzebujesz regałów stacjonarnych, a może lepszy wyborem będą te rotacyjne, przesuwne albo przeznaczone do trzymania na nich kartonów archiwizacyjnych.

Jeżeli szukasz spersonalizowanych rozwiązań w atrakcyjnej cenie, zajrzyj na https://regnar.pl/. Firma oferuje coroczne przeglądy techniczne regałów oraz naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne. Wybierz sprawdzoną markę i postaw na relację opartą na zaufaniu.

BizNews


© 2020 BizNews. Wszelkie prawa zastrzeżone

Do góry