Księgowość online kontra tradycyjna – na czym polegają różnice?

Żyjemy w czasach, w których wykonanie kilku „tapnięć” w ekran naszego smartfona otwiera nam drzwi do urzędów, uczelni, szkół czy nawet do lekarza . Bankowość, spotkania służbowe, nawet nasze życie prywatne – wszystko to można zmieścić w kilkudziesięciu centymetrach kwadratowych szklanej powierzchni telefonu.

Wiele z naszych aktywności zostało przeniesionych do Internetu – nie dotyczy to wyłącznie rozrywki, bo przecież od dawna już możemy drogą cyfrową unieważnić dowód osobisty, lub złożyć wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Także finanse nie oparły się urokom digitalizacji - księgowość internetowa zdobywa coraz większą popularność. Nowoczesne rozwiązania pozwalają nam niemal w całości przenieść tę aktywność do sieci – na czym polegają różnice między nią a klasyczną formą rozliczania się z fiskusem?

Czym jest księgowość tradycyjna?

W tym przypadku mówimy o formie rozliczania się z urzędem skarbowym samodzielnie, lub przy pomocy zewnętrznego biura rachunkowego. Sprowadza się do kilku podstawowych czynności, jak przygotowywanie deklaracji podatkowych, czy wypełnianiu ksiąg przychodów i rozchodów. Początkujący przedsiębiorcy zazwyczaj decydują się na zlecenie tej usługi zewnętrznemu podmiotowi, gdyż zatrudnienie eksperta wiąże się ze znacznymi kosztami. Na przykładzie rozliczeń prowadzonych przez wspomniane wyżej biuro zobaczmy, co możemy zyskać.

Biuro rachunkowe – cennik, zalety i wady

Porównując oferty, możemy znaleźć szerokie spektrum cen interesujących nas usług. Jeśli nie generujemy więcej niż 10 dokumentów miesięcznie, stawki zaczynają się od ok. 80 złotych. Gdy będzie ich ok. 100, ceny mogą mieścić się w przedziale 280-400 złotych. Pamiętajmy, że cena uzależniona jest również od rodzaju księgowości w naszej firmie – przy pełnej księgowości ceny mogą zaczynać się od nawet 330 złotych za 10 dokumentów. Jakie zatem zalety oferuje ta metoda ewidencjonowania firmowych finansów?

Przede wszystkim, zostanie zdjęta z nas część odpowiedzialności za ewentualne błędy. Trudno tego nie docenić – wszak o wpadkę łatwo zwłaszcza, gdy księgowość stanowi tylko jeden z elementów prowadzenia działalności. Trzymanie wrażliwej dokumentacji w niezależnym lokalu wiąże się z jeszcze jedną korzyścią – nie narażamy się w ten sposób na kontrolę w siedzibie naszej firmy.

Niestety, to tylko jedna strona medalu. Konieczność stawiania się w biurze potrafi utrudnić życie i zmusza nas do poświęcania cennego czasu. Ponadto, miejsca te otwarte są w dni robocze, w zakresie wcześniej ustalonych godzin. O innych porach dostęp do dokumentacji i odpowiednich specjalistów może sprawić ogromną trudność.

Czym jest księgowość internetowa?

Cyfrowa rachunkowość u podstawy wygląda podobnie do tradycyjnej. Przy pomocy dedykowanej e-platformy ciężar rozliczeń możemy wziąć na siebie, możemy także nawiązać za jej pomocą kontakt z biurem rachunkowym lub kancelarią . Zasadnicza różnica polega na tym, że wszystkie dokumenty przesyłamy w odpowiednie miejsce za pomocą Internetu. Jedynym wyjątek stanowi sytuacja, gdy naszymi finansami opiekuje się wspomniana wcześniej kancelaria – wtedy, tylko przy pierwszym kontakcie, musimy je doręczyć osobiście.

Księgowość online – cennik, zalety i wady

Z racji tego, że cała komunikacja odbywa się za pomocą Internetu, cena e-księgowości wydaje się korzystna. Usługi te zaczynają się od kilkunastu złotych miesięcznie, w przypadku „surowego” dostępu do platformy rozliczeniowej. Jeśli zdecydujemy się na plan obejmujący profesjonalne doradztwo, usługi te mogą kosztować kilka razy więcej. Warto szukać interesujących ofert - Warszawska kancelaria Clear oferuje bezpłatny dostęp do platformy cyfrowej, jeśli tylko korzystamy już z jej usług. Na jej przykładzie łatwo wskazać, czego możemy ogólnie spodziewać się po e-księgowości, gdyż ich system umożliwia m.in.:

• Wystawianie faktur sprzedażowych
• Podgląd bieżących rozliczeń
• Analizę sprzedaży
• Kontrolę płatności do ZUS i US

Co ważne, dostęp do dokumentacji mamy zawsze - wystarczy kilka kliknięć, abyśmy mieli do niej pełen wgląd. Programy te zapamiętają naszą aktywność, w tym dane kontrahentów, nie musimy więc wprowadzać ich za każdym razem. Możemy też za ich pomocą m.in. prowadzić rejestry w przypadku Księgi Przychodów i Rozchodów, czy tworzyć bazy danych w oparciu o Faktury VAT.
Co z wadami? Każda platforma wymaga dostosowania się do jej krzywej uczenia, intuicyjność niektórych systemów może budzić wątpliwości. Pozorną przeszkodą wydaje się również fakt, że takie rozwiązania zazwyczaj celują w małe przedsiębiorstwa - przy poszukiwaniach warto jednak zajrzeć w głąb toni, gdyż wspomniana wcześniej kancelaria Clear oferuje pełen zakres internetowych usług księgowo-kadrowych, także dla dużych spółek z.o.o.

Pełna księgowość online – czy to dobry pomysł?

W przypadku niewielkich przedsiębiorstw, lub jednoosobowej działalności gospodarczej, zazwyczaj pod uwagę bierzemy księgowość uproszczoną. Gdy jednak prowadzimy np. spółkę komandytową, lub gdy przychody za ostatni rok obrotowy wyniosły więcej niż równowartość 2 milionów euro, jesteśmy zobligowani do prowadzenia pełnej księgowości. Może się wydawać, że w przypadku dużych spółek znalezienie odpowiedniego biura przysporzy nam trudności. Nic z tych rzeczy – odpowiednia kancelaria z pewnością zajmie się naszymi finansami i jeżeli faktycznie interesuje nas pełna księgowość online, cennik dotyczący jej realizacji bez problemu znajdziemy w wyszukiwarce.

Zdjęcia: unsplash.com @austindistel