Nowo powstałe firmy na początku prowadzenia swojej działalności mają bardzo dużo kosztów związanych z rozkręcaniem biznesu, koszty podatku, dlatego też często nie mają pieniędzy na własne biura i decydują się rozpoczynać swoją przygodę w wynajętym lokalu. To samo dotyczy małych i średnich prężnie rozwijających się firm. Jest to kolejny krok w rozwoju działalności.
Najem powierzchni na biuro staje się najczęściej potrzebny w momencie rozwoju firmy, kiedy spotkania z klientami stają się coraz częstsze lub gdy właściciel decyduje się zatrudnić w biurze pracowników.
Czy wynajem biura to coś skomplikowanego?
Wynajem biura nie jest niczym skomplikowanym. Najważniejszą rzeczą kiedy chcemy wynająć biuro jest odpowiedzenie sobie samemu na kilka podstawowych pytań, takich jak:
- Do jaki potrzeb będzie wykorzystywane biuro?
- Jakiego rodzaju jest to działalność?
- Jakie będą koszty wynajmu?
- Jak dużo pracowników ma lub planuje mieć dana firma?
- Czy planujemy w bliższej lub dalszej przyszłości rozbudowywać kadrę pracowniczą?
- Czy lokalizacja ma znaczenie?
- Czy biuro ma być w ścisłym centrum miasta czy może być na obrzeżach?
- Jak wygląda dojazd do danej lokalizacji?
- Czy potrzebujemy lokal, który ma do dyspozycji miejsca postojowe?
- Jaki metraż nas interesuje oraz jaki jest czynsz za metr kwadratowy powierzchni?
- Jakie usługi chcemy wykonywać w ramach pracy w danym miejscu?
- Czy w danym biurze jest dostęp do mediów?
- Na jaki okres czasu musimy wynająć biuro oraz jak sytuacja wygląda w przypadku rezygnacji?
- Nie masz czasu szukać? Zobacz biura do wynajęcia w Warszawie i zdaj się na doradców Axiimmo
Po odpowiedzeniu sobie na powyższe pytania możesz przystąpić do poszukiwania lokalizacji naszego biura, aby znaleźć coś co Cię zainteresuje i będziesz mógł podpisać umowę.
Co należy wziąć pod uwagę przy wynajmie lokalu pod biuro?
Wynajmując lokal pod biuro każdy przedsiębiorca ma jakieś inne wymagania oraz powinien wziąć pod uwagę najważniejsze rzeczy takie jak cena najmu lokalu, wielkość oraz lokalizacja nieruchomości. Najczęściej okazuje się, że im lepsze usytuowanie budynku lub im większa powierzchnia na biuro, tym większe koszty najmu, dlatego też przedsiębiorca musi indywidualnie przeanalizować oraz zastanowić się na jakie ustępstwa może sobie pozwolić oraz na jakie kompromisy pójść tak by znaleźć złoty środek, aby po podpisaniu już umowy być zadowolonym i mieć swoje wymarzone biuro do pracy, przy tym nie zbankrutować na czynszu za wynajem.
Drugą ważną rzeczą na jaką należy zwrócić uwagę jest zastanowienie się jakie są potrzeby danej firmy, do jakich celów będzie wykorzystywane dane miejsce.
Czy prowadzona działalność opiera się przede wszystkim na usługach w formie on-line takich jak programiści, graficy? W takim wypadku potrzeby wynajmującego będą bardziej związane z wielkością lokalu, aby pomieścił wszystkich pracowników, a wtedy lokalizacja takiego biura schodzi na drugi plan.
Przeczytaj również: Czym są biura satelitarne, serwisowane i coworkingowe
Natomiast, jeśli rodzaj działalności danej firmy polega przede wszystkim na spotykaniu się z klientami, czyli różnego rodzaju sklepy, firmy prowadzące kursy, szkolenia itp, to wtedy warto wziąć pod uwagę wynajem budynku w takim miejscu, w którym lokalizacja przysporzy większą ilość klientów, a co za tym idzie biznes będzie miał możliwość rozkręcenia się. Niestety im lepszy adres nieruchomości, tym większe koszty najmu, ale czasem warto zainwestować w lokalizację, na przykład w ścisłym centrum miasta, oraz większą powierzchnię handlową, co w efekcie może okazać się bardziej opłacalne, a niżeli w lokal znajdujący się gdzieś na uboczu miasta, którego czynsz będzie mniejszy, ale wpłynie to na prowadzenie działalności, ilość klientów oraz wysokość zysków.
Na jakie koszty nasza firma może sobie pozwolić
Istotną rzeczą w wynajmie powierzchni na biuro jest przeanalizowanie kosztów. Ile właściciel może przeznaczyć pieniędzy na wynajem. Trzeba tutaj zwrócić uwagę na inne aspekty takie jak opłaty za media, prąd, zakup wyposażenia do biura, sprzętów. Wszystkie wydatki trzeba przeanalizować i zastanowić się co staje się ważniejsze. Czy będzie to lokalizacja nieruchomości, powierzchnia lokalu, kwota wynajmu, tak aby zmieścić się w ustalonej kwocie przeznaczonej na szeroko pojęte określenie biura.
Przeczytaj również: Na co zwrócić uwagę by nie płacić dużo za wynajęcie biura w Warszawie
Na co zwrócić uwagę w umowie najmu?
Umowa wynajmu biura jest bardzo ważnym dokumentem. Podstawową rzeczą jest to na jaki długi okres podpisywana jest dana umowa. Warto zwrócić uwagę na to, aby podczas zawierania umowy zostały w niej ujęte odpowiednie zapisy oraz zgody, które pozwolą uniknąć ewentualnych niezgodności i nieporozumień.
Musimy zastanowić się, czy chcemy podpisywać umowę na kilka lat, czy bardziej zależy nam na czasie nieokreślonym. W przypadku umowy na czas nieokreślony należy zaznaczyć okres wypowiedzenia, który będzie wiążący dla obu stron. W umowie określa się także wysokość opłat, inne udogodnienia, na jakiej zasadzie będą wprowadzane różne podwyżki opłat oraz do właściciela nieruchomości będzie wskazanie terminu comiesięcznej opłaty czynszu.
Zatem najemca w swoim interesie ma oczywiście przed zawarciem takiej umowy najmu lokalu dobrze ją przeanalizować i wynegocjować jej warunki.
