W każdej firmie – bez względu na jej profil – powstają różnego rodzaju dokumentów. Zalicza się do nich między innymi faktury, a także dokumenty kadrowe. Wiąże się z nimi obieg dokumentów, który powinien być maksymalnie usprawniony. Pozwoli to zaoszczędzić czas, a jednocześnie wyeliminować niepotrzebny stres. Jakie są sposoby na obieg dokumentów w firmie?
Jak wygląda obieg dokumentów metodą tradycyjną?
W każdej firmie działa własny indywidualny system porządkowania dokumentów, którzy zgodny jest z profilem działalności firmy. Jeśli elektroniczny obieg dokumentów zostanie przygotowany prawidłowo, to ryzyko zagubienia tego, co naprawdę ważne, znacząco się zmniejsza. Obieg dokumentów metodą tradycyjną polega między innymi na klasycznej archiwizacji dokumentów. Powinien być oparty na prostych, jednolitych zasadach. W tym celu w firmie należy opracować sposób opisu i numerowania, a następnie segregowania dokumentacji. W niektórych firmach robi się to, zachowując porządek chronologiczny, w innych za punkt wyjścia przyjęte jest kryterium alfabetyczne. Można postawić również na inny klucz. Ważne jest jednak, aby był on czytelny i zrozumiały dla wszystkich pracowników. Tyczy się to zarówno tych dokumentów, które mają charakter zewnętrzny, jak i tych, które powstają wewnątrz firmy.
Co ma znaczenie w tradycyjnym obiegu dokumentów?
Nawet najlepiej opracowany sposób porządkowania dokumentów na nic się zda, jeśli zawiedzie czynnik ludzki. To właśnie na pracownikach spoczywa obowiązek przestrzegania procedur, które zostały ustalone. Nawet najmniejszy błąd może okazać się tragiczny w skutkach.
Jakie nowoczesne rozwiązania stosowane są w obiegu dokumentów?
Coraz więcej firm odchodzi od tradycyjnych form obiegu dokumentów firmie, stawiając na nowoczesne, elektroniczne rozwiązania. Okazuje się, że elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest znacznie prostszy i pomaga wyeliminować błędy, do których dochodzi w przypadku obiegu tradycyjnego.
Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów, zyskać można takie korzyści, jak:
- usprawnienie pracy w firmie;
- ograniczenie kosztów;
- zoptymalizowanie przepływu informacji.
Do tego dochodzi możliwość stałego monitorowania wszystkich etapów obiegu dokumentów w dowolnym momencie. Niewątpliwym atutem elektronicznego obiegu dokumentów jest zmniejszone praktycznie do zera ryzyko zaginięcia dokumentów. Odszukanie tego, co aktualnie jest potrzebne również nie stanowi żadnego problemu.
Sposób na elektroniczny obieg dokumentów
Najrozsądniej jest postawić na gotową aplikację, która sprawi, że elektroniczny obieg dokumentów w firmie będzie możliwy. Zakup takiej aplikacji nie stanowi obecnie problemu, a z jej obsługą poradzi sobie bez problemu każdy pracownik.
Obieg dokumentów pod żadnym pozorem nie powinien być lekceważony. Tradycyjne rozwiązania – choć są w tym względzie stosowane nadal – powoli odchodzą do lamusa. Zastępują je nowoczesne elektroniczne aplikacje, które znacznie usprawniają obieg dokumentów w firmie.
