Nota księgowa to dokument występujący w obrocie gospodarczym, ale znacznie rzadziej niż faktura. Warto zatem bliżej przyjrzeć się temu, do czego właściwie ona służy i jak wygląda jej prawidłowe księgowanie. Oto najważniejsze kwestie związane z notą księgową, o których powinien wiedzieć przedsiębiorca.
Nota księgowa – co to jest?
Nota księgowa, w zależności od swojego przeznaczenia, może być określana jako nota: uznaniowa, obciążeniowa lub obciążeniowo-uznaniowa. Niezależnie o której z nich mowa, stanowi prosty w użyciu dokument księgowy, pozwalający na ewidencję transakcji i operacji nieobjętych ustawą o VAT. Uściślając, jeśli dany przychód lub koszt nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, to można go udokumentować właśnie przy pomocy noty księgowej.
Nota księgowa obciążeniowa – kiedy jest wystawiana?
W praktyce, notę księgową wykorzystuje się najczęściej przy rozliczeniach finansowych, niezwiązanych ani ze sprzedażą towarów, ani ze świadczeniem usług. Może ona dokumentować na przykład:
- naliczenie odsetek za zwłokę w płatności,
- karę umowną,
- obciążenie pracownika kosztami z tytułu kar bądź wyrządzenia szkód,
- żądanie wypłaty odszkodowania od firmy ubezpieczeniowej.
Nota obciążeniowa dotyczy zatem pozycji z kategorii „pozostałe koszty”, a nie zapisów związanych z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Nie można nią zastąpić na przykład faktur wystawionych przez podatnika zwolnionego z VAT, czy też refaktur, wykorzystywanych do przenoszenia na kontrahenta zakupionych towarów lub usług. Wszystko to sprawia, że tego typu dokument na szeroką skalę stosują przede wszystkim podmioty, których forma prawna wyklucza możliwość wystawiania faktur VAT. Mowa tutaj między innymi o jednostkach sektora finansów publicznych, które na ich podstawie księgują przeprowadzane między sobą operacje i transakcje finansowe.
Przy pomocy noty obciążeniowej można również skorygować wcześniejszą, błędnie sporządzoną notę obciążeniową. Warto przy tym pamiętać, że nie jest ona oczywiście tym samym, co tzw. nota korygująca. Ta ostatnia jest wystawiana przez nabywcę i służy do poprawienia ewentualnych błędów formalnych na fakturze.
Jak wypełnić notę księgową?
Notę księgową należy wystawić w dwóch egzemplarzach – jeden jest przeznaczony dla celów księgowych, a drugi dla kontrahenta lub pracownika. Ponieważ przepisy, na których bazuje mała księgowość nie określają jakie elementy powinny znaleźć się w takim dokumencie, kwestię tę trzeba uregulować w regulaminie wewnętrznym. Można przy tym oprzeć się na przepisach Ustawy o rachunkowości, odnoszących się do wymaganej zawartości dowodów księgowych. Wynika z nich, że poprawnie sporządzona nota obciążeniowa zawiera:
- adnotację „nota obciążeniowa” lub „nota księgowa”,
- dane stron transakcji,
- numerację,
- opis i wartość operacji,
- datę wystawienia noty i ewentualnie datę przeprowadzenia operacji (o ile nie są jednakowe),
- podpis osoby upoważnionej do sporządzania dokumentów księgowych.
Należy nadmienić, że zawarty w nocie opis operacji powinien wskazywać dokument źródłowy, który stanowił podstawę jej wystawienia. W przypadku noty księgowej dotyczącej obciążenia kontrahenta odsetkami za zwłokę w płatności, dokumentem tym będzie umowa, w której wyrażono ich wysokość; jeśli chodzi natomiast o obciążenie pracownika z tytułu szkód zawinionych, to może być nim protokół inwentaryzacji. Co ważne, gdy rozliczenie ma charakter bezgotówkowy, w nocie powinien znaleźć się numer konta bankowego, na który trzeba wpłacić wskazaną w niej sumę.
Nota księgowa – księgowanie
W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w ogóle nie pojawia się pojęcie noty księgowej czy obciążeniowej. Niemniej jednak, ponieważ posiada ona wszelkie dane wymagane w przypadku dowodów księgowych, może stanowić dowód będący podstawą księgowania.
Jeśli chodzi o kwestię samego księgowania, to notę księgową należy ująć wyłącznie w księdze przychodów i rozchodów. W tym wypadku, koszty nie podlegają VAT, a co za tym idzie, nie wpływają na rejestr zakupów i sprzedaży VAT. Warto przy tym podkreślić, że przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym, ze względu na niestosowanie kosztów uzyskania przychodów, w ogóle nie księgują noty obciążeniowej. Notę, na podstawie której ponoszony jest dany koszt, zawsze należy jednak włączyć do dokumentacji firmowej.
Jak widać, zasady wystawiania i ujmowania w KPiR noty księgowej nie należą do szczególnie skomplikowanych. Relatywnie proste jest również samo rozliczanie się przy pomocy księgi przychodów i rozchodów – zwłaszcza, że można korzystać ze wsparcia takich usług jak ING księgowość (szczegóły oferty na: https://www.ingksiegowosc.pl/ksiegowosc-uproszczona/fakturowanie). Pozwalają one w łatwy i wygodny sposób wystawiać oraz księgować faktury, przechowywać dokumenty w postaci elektronicznej, czy też sporządzać i wysyłać deklaracje podatkowe.
