Nowoczesna archiwizacja dokumentów elektronicznych jest sposobem na wygodne i bezpieczne gromadzenie faktur i innych danych księgowych.
Okres gromadzenia dokumentów
Archiwizacja dokumentów, czyli ich przechowywanie, polega na zebraniu oraz właściwym podziale i zabezpieczeniu wszystkich dokumentów firmy. W czasach, kiedy coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na digitalizację prowadzonej działalności, przechowywanie dokumentów, przede wszystkim faktur, niesie ze sobą nowe wyzwania. Zasady archiwizacji dokumentów elektronicznych nie różnią się jednak od dotychczas znanych sposobów przechowywania dokumentów księgowych. Taki sposób gromadzenia może przynieść zaś wiele korzyści.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy zobowiązani są do archiwizacji dokumentów elektronicznych w takim samym okresie, jak dokumentów papierowych. Wynika to ze zrównania faktury elektronicznej z fakturą papierową. W myśl art. 112 u.p.t.u. prowadzone dla celów rozliczania podatku ewidencje oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, przechowywane powinny być aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi 5 lat.
Autentyczność, integralność i czytelność archiwizowanych faktur
Ustawodawca nie określił w żaden szczególny sposób jak przechowywane powinny być dokumenty w wersji elektronicznej. W art. 112a u.p.t.u. wskazał jedynie, że podatnik zobowiązany jest gromadzić dokumenty dzieląc je na okresy rozliczeniowe w taki sposób, aby łatwo było je odszukać w razie kontroli lub audytu. Archiwizacja dokumentów musi także zapewniać ich:
- autentyczność pochodzenia,
- integralność treści,
- czytelność.
Autentyczność to pewność, co do tożsamości dostawcy towaru lub usługi albo wystawcy. Integralność faktury oznacza natomiast, że nie zmieniono w niej danych, które powinna zawierać. Przez czytelność rozumie się zaś możliwość zrozumiałego odczytania informacji, które zostały zawarte na fakturze.
Sposób archiwizacji dokumentów elektronicznych
Przechowywanie dokumentów elektronicznych pozwala zaoszczędzić przedsiębiorcy przestrzeń w firmie, czas oraz pieniądze. W wyniku braku szczegółowych uregulowań, do gromadzenia dokumentów księgowych można używać pendrivów, dysków zewnętrznych lub płyt CD. Nowoczesna archiwizacja dokumentów, przy wykorzystaniu dostępnych systemów, takich jak elektroniczna wymiana dokumentów EDI, pozwala jednak na pełne wprowadzenie elektronicznego ich obiegu w firmie. Możliwe jest bowiem nie tylko przechowywanie, ale także wymiana z partnerami biznesowymi, a także zintegrowanie z wykorzystywanymi programami księgowymi czy magazynowymi.
Warto w tymi miejscu dodać, że obecne przepisy nie nakładają obowiązku archiwizacji dokumentów w takiej formie, w jakiej zostały wystawione lub otrzymane. Tym samym, teoretycznie możliwe jest, aby faktury elektroniczne zostały wydrukowane i w takiej postaci przechowywane. Takie rozwiązanie wydaje się być jednak w praktyce nieuzasadnione.
Miejsce archiwizowania dokumentów
Obowiązujące przepisy jasno regulują miejsce, w którym archiwizowane mają być dokumenty. Zgodnie z art. 112a ust. 2 u.p.t.u. podatnicy, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, mają obowiązek przechowywania faktur na terytorium kraju. Inaczej wygląda kwestia archiwizacji dokumentów elektronicznych. Jeżeli faktury przechowywane są bowiem w wersji elektronicznej poza terytorium kraju w sposób, który umożliwia do nich dostęp właściwym organom, to jest to dopuszczalne rozwiązanie. Zatem jeśli naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub Szef Krajowej Administracji Skarbowej otrzyma dostęp on-line do archiwizowanych dokumentów, to miejsce nie ma tu żadnego znaczenia.
Wskazać należy ponadto, że w przypadku faktur elektronicznych poza dostępem do gromadzonych dokumentów, właściwe organy muszą także mieć zapewniony bezzwłoczny ich pobór i możliwość przetwarzania danych.
