Różne metody zarządzania w firmie zapasami

11 Sty, 2021 | Artykuł partnera | Biznes i finanse

Istotnym elementem strategii biznesowej, zarządzania zapasami jest znalezienie najlepszej równowagi między kosztami magazynowania a dostępnością produktów. Istnieje kilka rozwiązań, każde z ich wadami i zaletami. W tym artykule przedstawiamy różne metody zarządzania zapasami, aby pomóc znaleźć te, które najlepiej pasują do Twojej firmy i jej specyfiki.

Czym jest zarządzanie zapasami?

Dobre zarządzanie jest niezbędne dla każdej firmy z towarami, które mają być przechowywane. Mogą to być surowce, produkty w trakcie procesu lub gotowe, ale także opakowania i wadliwe elementy do naprawy.
Zarządzanie zapasami opisuje wszystkie działania podejmowane przez firmę w celu ustalenia kiedy, ale również w jakiej ilości, zamówić produkt. Strategia ta będzie się różnić w zależności od kilku parametrów w zależności od firmy, jej produktów i działalności. Jednak ostateczny cel jest taki sam dla wszystkich: zminimalizować koszty magazynowania przy jednoczesnej maksymalizacji dostępności produktów dla klientów.

O jaką stawkę chodzi w zarządzaniu zapasami?

Przechowywanie produktów generuje koszty stałe, zasadniczo niezależne od ilości zapasów, jak również koszty zmienne, które różnią się w zależności od ilości przechowywanych produktów. Słabo zoptymalizowane kwoty mogą stanowić znaczną część wydatków firmy i negatywnie wpływać na jej rentowność.
W przypadku nadmiaru zapasów firma jest narażona nie tylko na wyższe koszty, ale także na dewaluację swoich produktów, a nawet na ryzyko przestarzałości. Koszty magazynowania skutkują również unieruchomieniem kapitału, który mógłby zostać zainwestowany gdzie indziej w przedsiębiorstwie.
Z drugiej strony, niedostępność produktu naraża firmę na spadek zadowolenia klientów z powodu opóźnień w dostawie. Ponadto, gdy są one wynikiem słabego przewidywania popytu, niedobory zapasów mogą również prowadzić do znacznego zmniejszenia liczby zamówień. Głównym wyzwaniem jest zatem znalezienie właściwej równowagi pomiędzy dostępnością a przechowywaniem produktu.

Baza Biur Rachunkowych

Jakie są różne metody zarządzania zapasami?

Wybierając strategię zarządzania zapasami, firma musi zadać sobie kilka pytań. Jak długo Klient jest gotów czekać przed wyjazdem na konkurs? Jakie jest ryzyko przestarzałości? Czy mogą wystąpić opóźnienia w dostawach i jakie są ich konsekwencje? Odpowiedzi na te pytania różnią się w zależności od firmy i typu, ale będą one między innymi decydujące przy wyborze strategii zarządzania zapasami.

1. Metoda uzupełniania kalendarza.
Stosunkowo prosta metoda realizacji, uzupełnianie kalendarza polega na zamawianiu stałych ilości towarów w ustalonych z góry terminach. Rozwiązanie to charakteryzuje się niskimi kosztami administracyjnymi oraz znacznie ułatwia organizację i pracę dostawców. Obie strony mogą przewidzieć przygotowanie, dostawę i odbiór zamówienia, co ogranicza koszty logistyczne.
Jednak uzupełnianie kalendarza nie jest dostosowane do produktów o dużej zmienności i jest trudne do dostosowania do nieprzewidzianych zdarzeń. Daty i ilości są z reguły ustalane z góry w drodze umowy. Utrudnia to anulowanie zamówienia w przypadku nadmiaru zapasów, a dostawcy mogą nie być w stanie zrealizować zamówienia w przypadku dodatkowych wymagań. Metoda uzupełniania zapasów w kalendarzu jest zatem preferowana w przypadku produktów o stosunkowo stabilnym popycie, dużym okresie rotacji i małej zmienności.

2. Uzupełnianie zapasów na zamówienie.
Dużo bardziej skomplikowane w zakładaniu i zarządzaniu niż poprzednie, uzupełnianie na zamówienie sprzyja elastyczności. Rzeczywiście, jego zasada działania pozwala firmie na zamawianie zmiennych ilości w nieokreślonych terminach. Metoda ta pozwala na łatwe i szybkie dostosowanie się do popytu i jego wahań. Unika się zbędnych kosztów magazynowania, a kapitał nie jest związany: można go zainwestować gdzie indziej w firmie.
Z drugiej strony, uzupełnianie zapasów na zamówienie wymaga szczególnej uwagi i silnych umiejętności zarządzania zapasami. Analiza popytu i zapasów ma być szczegółowa, a wdrożenie skutecznej strategii i solidnych metod prognozowania może wymagać dodatkowych inwestycji. Ponadto brak widoczności w zamówieniach nie jest na ogół atrakcyjny dla dostawców i przedsiębiorstwo jest narażone na ryzyko braku dostępności lub opóźnień w dostawie. Metoda ta jest zatem preferowana w przypadku, gdy przedsiębiorstwo ma niewielką widoczność zmian w zamówieniach lub ma niewielki margines w swoich możliwościach przechowywania.

3. Metoda uzupełniania.
W metodzie uzupełniania zapasów każdy rodzaj przechowywanego produktu jest określany przez optymalną ilość. W zamówieniach, które zazwyczaj są stałe, planista dostosowuje ilość pozycji zgodnie z brakującą ilością, aby osiągnąć optimum. Tak więc, im mniejsza ilość zapasów, tym większe zamówienie. Z drugiej strony, jeśli żaden produkt nie został sprzedany od ostatniej dostawy, produkt nie będzie rekomendowany.
Stosunkowo prosta w konfiguracji, metoda uzupełniania zapasów pozwala na większą kontrolę związanego kapitału. Regularność zamówień nie tylko ułatwia pracę dostawcy, ale także ogranicza koszty administracyjne. Istnieją jednak pewne ograniczenia, zwłaszcza w przypadku, gdy popyt nie odpowiada prognozom: spółka naraża się wówczas na ryzyko niedoboru akcji. Uzupełnianie zapasów jest szczególnie przydatne w przypadku łatwo psujących się, nieporęcznych produktów o regularnej konsumpcji.

4. Organizacja pracy w trakcie składania wniosku o zarządzenie.
Znana też jako "just-in-time", metoda ta posiada odwrotny tryb pracy do poprzedniego. Zamawiane ilości są stałe, ale częstotliwość jest dostosowywana do zmian popytu. Kierownik oblicza próg krytyczny na podstawie czasu dostawy i prognoz rynkowych. Jak tylko limit zostanie osiągnięty, składane jest zamówienie.
Metoda ta ma wiele zalet. Zapobiega to nie tylko przerostowi zapasów, ponieważ nie składa się zamówień, gdy stan magazynowy jest jeszcze zadowalający, ale także pozwala uniknąć niedoborów, ponieważ produkty są zamawiane tak szybko, jak są potrzebne. Ponadto zarządzanie w punktach kontroli granicznej ogranicza dewaluację i przestarzałość, jednocześnie walcząc z odpadami.
Firma musi jednak zapewnić niezawodność systemu dostaw, aby zagwarantować terminową dostawę. Wiele z nich stosuje marginesy bezpieczeństwa w zapobieganiu, co ogranicza ryzyko, ale zwiększa koszty magazynowania. Wreszcie, "just-in-time" wymaga elastyczności na poziomie dostawcy: produkt musi być dostępny wtedy, gdy firma go potrzebuje.

Podsumowując, istnieje kilka metod zarządzania zapasami o bardzo zróżnicowanej charakterystyce. Żaden z nich nie jest doskonały, a wszystkie mają zalety i wady, które mogą mieć duży wpływ na firmę i jej działalność. Wybór faworyzowania jednej metody kosztem drugiej będzie zależał od firmy, jej możliwości logistycznych, ale także od rodzaju klientów i ewolucji popytu. Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierzesz, oprogramowanie komputerowe do zarządzania z możliwością dostosowania, dostosowuje się do Twojego sposobu pracy. Wspiera Cię w zarządzaniu zapasami, jednocześnie pomagając zoptymalizować uzupełnianie zapasów poprzez śledzenie w czasie rzeczywistym.