Dzisiaj przedsiębiorcy mają wiele możliwości prowadzenia biznesu. Coraz częściej sięgają także po usługę wirtualnego biura. Rozwiązanie to pozwala na zarejestrowanie firmy pod innym adresem niż np. ten domowy i skorzystanie z dodatkowych opcji - obsługa recepcyjna, czy księgowa. Wiele biur tego typu oferuje również możliwość wynajęcia przestrzeni biurowej współdzielonej z innymi freelancerami lub skorzystania z sal konferencyjnych. Jakie są plusy i minusy dla przedsiębiorcy, który zdecyduje się na wirtualny adres?
Kilka zalet wirtualnego biura
Zainteresowanie usługą biura prowadzonego w wirtualny sposób jest w ostatnich latach naprawdę duże. Dlaczego chętnie korzystają z niej freelancerzy, początkujący przedsiębiorcy i start-upy?
Pożądana biznesowo lokalizacja
Wejście na rynek dla nowych firm, czy jednoosobowych działalności gospodarczych to spora inwestycja finansowa. Nie oznacza to jednak, że nie mogą one zadebiutować pod prestiżowym adresem. Wirtualne biura bazują na tym, że oferują przedsiębiorcom rejestrację firmy zazwyczaj w miejscu cenionym biznesowo. Widać to zwłaszcza w Warszawie, gdzie bardzo dobrze ma się usługa, jaką jest wirtualne biuro. Warszawa Powiśle jest tutaj dobrym przykładem. W tej części stolicy w ostatnim czasie powstało wiele obiektów biurowych, a atutem dzielnicy jest zielone otoczenie.
Optymalizacja kosztów
Tradycyjne wynajęcie biura w atrakcyjnym miejscu to duży koszt, zwłaszcza dla osób rozpoczynających działalność. Wirtualne biuro to tańsza alternatywa, a dodatkowo właściciel firmy zyskuje inne usługi, które wymagałyby zatrudnienia pracowników. Mowa tu np. o osobie zajmującej się obsługą sekretariatu lub prowadzeniem rachunkowości.
Wsparcie przy prowadzeniu biura
Prowadzenie firmy opiera się nie tylko na działaniach przynoszących zyski. Poza pracą dla swoich klientów przedsiębiorca musi także zatroszczyć się o księgowość, kalendarz spotkań, odbieranie telefonów i korespondencji. Wirtualne biura sprzedają swoje usługi w pakietach, do których dołączają prowadzenie sekretariatu i możliwość zajęcia się finansami firmy. To spore ułatwienie w prowadzeniu biznesu.
Wady wirtualnego biura, o których warto pamiętać
Poza zaletami usługa wirtualnego biura ma też pewne wady. Trzeba mieć ich świadomość jeszcze przed podpisaniem umowy na biuro.
Kontrole urzędników
Mimo iż wirtualne biura to legalna usługa w dalszym ciągu zwraca ona uwagę urzędników, np. urzędu skarbowego. Możliwe, że korzystanie z wirtualnego adresu spowoduje częstsze kontrole. Jednak wirtualne biura oferują także pomoc w przygotowaniu się do spotkania z przedstawicielami urzędu, a gdy korzystamy z usług księgowych w ramach wirtualnego biura, dostęp do dokumentacji firmy jest na miejscu.
Utrudnione przekazywanie informacji
W przypadku wirtualnego biura może wydłużyć się czas przekazywania wiadomości i korespondencji. Może to mieć wpływ na prowadzenie działalności, kiedy klienci oczekują szybkiej odpowiedzi. Wiele zależy też od warunków współpracy z wirtualnym biurem, ponieważ istnieje opcja wybrania natychmiastowego powiadamiania o korespondencji adresowanej do firmy.
Wirtualny adres a urząd skarbowy
Wybierając adres dla swojej firmy, trzeba być świadomym, że jest on ściśle powiązany z przynależnością do konkretnego urzędu skarbowego. Oznacza to, że właściciel będzie zobowiązany dostarczać dokumenty do tego urzędu, pod który podlega wirtualny adres. Jeżeli urząd jest oddalony od miejsca zamieszkania, możesz potrzebować więcej czasu na załatwienie urzędowych formalności.
Przed podpisaniem każdej umowy, także tej z firmą oferującą wirtualne biuro, należy dokładnie ją przeczytać i dopytać o wszelkie szczegóły. Skrupulatność pozwoli uniknąć problemów w przyszłości.
