10 rzeczy, które powinien mieć dobry program do faktur

Wybór odpowiedniego programu do fakturowania to bardzo istotna kwestia szczególnie w przypadku średnich i małych firm, którym nie opłaca się zatrudniać samodzielnego księgowego. Zdecydowanie wygodniej jest skorzystać z usług biura księgowego raz w miesiącu, a na co dzień samodzielnie zająć się pilnowaniem wszelkich rachunków, faktur i potrzebnych dokumentów. W tym celu warto zaopatrzyć się w program do wystawiania faktur. Będzie on zdecydowanie bardziej efektywny niż to, co uda nam się stworzyć przy pomocy zwykłego arkusza kalkulacyjnego. Przed dokonaniem konkretnego wyboru, warto dowiedzieć się, na jakie funkcje i elementy zwrócić uwagę, by osiągnąć największe korzyści.

Program do wystawiania faktur - na co zwrócić uwagę

Podczas wyboru odpowiedniego programu do fakturowania należy sprawdzić, czy został on wyposażony w określone elementy.

Oto 10 rzeczy, na które koniecznie należy zwrócić uwagę:

1. Automatyczne uzupełnianie danych - jest to opcja, która pozwala na oszczędność czasu i energii - zamiast wpisywać wszystkie dane klienta wystarczy umieścić w systemie NIP, KRS lub REGON, a program do faktur sam uzupełni wszystkie potrzebne informacje. Jest to szczególnie istotne, kiedy patrzy się z perspektywy wpisywania danych kilkunastu kontrahentów.
2. Możliwość korekty faktury - jest to bardzo istotne szczególnie w przypadku, kiedy dopiero zaczynami prowadzić działalność i wystawiamy pierwsze faktury. Na tym etapie nie wszystko od razu musi wydawać się przejrzyste. Zdarza się jednak, że błąd może przydarzyć się nawet profesjonaliście, dlatego możliwość edycji danych na fakturze jest tak istotna.
3. Limit wystawiania faktur - jest to opcja, o której powinni pamiętać w szczególności ci przedsiębiorcy, którzy wiedzą, że w przeciągu miesiąca będą wystawiali wiele faktur, a planują korzystanie z darmowych programów. Takie wersje umożliwiają zazwyczaj wystawienie maksymalnie 3 lub 10 egzemplarzy, co w niektórych przypadkach może okazać się problematyczne.
4. Możliwość wystawiania różnych dokumentów - samo wystawianie faktur nie zawsze jest wystarczające. Na przykład przy prowadzeniu działalności niezarejestrowanej dodatkowo przyda się także możliwość wystawienia rachunku, czy też paragonu. W niektórych sytuacjach przydatne może okazać się także wystawienie korekty lub innego dokumentu.
5. Łatwość obsługi - prowadzenie działalności wiąże się z wieloma trudnościami, dlatego program do wystawiania faktur powinien być prosty w obsłudze, tak by nie tracić niepotrzebnie czasu na znalezienie odpowiedniej funkcji i przeznaczyć go na ważniejsze obowiązki. Wszystkie najbardziej potrzebne funkcje powinny być zawsze pod ręką.
6. Funkcja automatycznego wysyłania - jest to bardzo istotna kwestia, szczególnie dla zapominalskich i zabieganych przedsiębiorców. Może zdarzyć się sytuacja, kiedy wystawisz fakturę, ale nie zdążysz jej wysłać, a później zupełnie o tym zapomnisz. Funkcja automatycznego wysyłania zapewni nie tylko zaoszczędzenie czasu, ale i komfort pracy.
7. Cena i dostępność supportu - na ten element powinny zwrócić uwagę w szczególności osoby, które dopiero zaczęły stawiać pierwsze kroki w biznesie. Wsparcie obsługi klienta jest bardzo istotne, kiedy pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości. Wystawianie faktur jest bardzo ważne podczas prowadzenia działalności, dlatego dobrze jest mieć się do kogo zwrócić, kiedy będzie taka potrzeba. Należy jednak sprawdzić dodatkowo, czy dostępność supportu nie wiąże się z obciążeniem programu dodatkowymi, znacznie wyższymi kosztami. Miesięczne korzystanie z programu nie powinno być droższe niż kilkanaście złotych.
8. Wystawianie faktur w różnych walutach - każdy rynek ma różne potrzeby. Czasem zdarzają się sytuacje, w których korzystne jest nawiązanie współpracy z zagranicznym kontrahentem. W takim wypadku, aby wszystko było w pełni profesjonalnie, dobrze jest mieć możliwość wystawienia faktury w obcym języku i zagranicznej walucie.
9. Integracja z innymi aplikacjami - to duża oszczędność czasu dla przedsiębiorcy. Połączenie aplikacji z bankiem, sklepem internetowym lub innymi programami, z których korzysta przedsiębiorca to prawdziwe ułatwienie i usprawnienie pracy na wielu poziomach.
10. Opcje Premium - czyli dodatkowe usługi, których zadaniem jest ułatwienie życia przedsiębiorcy. Niektóre firmy dbają o kwestię wizerunku firmy. W związku z tym możliwość dodania logo lub innych informacji na fakturze będzie dodatkowym plusem. W przypadku, kiedy właściciel firmy planuje długoterminową współpracę z kontrahentem istotna może być możliwość wystawiania faktury cyklicznej. Przydatna może okazać się również aplikacja, dzięki której można korzystać z programu za pomocą telefonu.

Jest kilka programów spełniających powyższe kryteria. Jednym z nich jest program Faktura VAT 2021, który znacznie ułatwia pracę wielu firmom. Co roku aktualizowany do najnowszych trendów i wymagań. Spełnia wszelkie potrzeby firm w zakresie faktur vat. Wersje START, STANDARD i PRO sprawiają, że każdy znajdzie odpowiedni pakiet dla siebie.