Niszczenie dokumentów firmowych - czy niszczarka będzie wystarczająca?
Niszczenie przedawnionej dokumentacji to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Ma on jednak wolność wyboru i może samodzielnie zdecydować, czy proces wykonać w firmie, czy zlecić go na zewnątrz.
Niszczenie przedawnionej dokumentacji to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Ma on jednak wolność wyboru i może samodzielnie zdecydować, czy proces wykonać w firmie, czy zlecić go na zewnątrz.
Jakie niszczarki powszechnie wykorzystuje się w przedsiębiorstwach?
Trudno jest sprecyzować uniwersalny sposób na niszczenie dokumentów, który będzie najbardziej opłacalną opcją dla każdego przedsiębiorstwa. Jest to niemożliwe, bo każda firma ma nieco inne potrzeby.
- Niszczenie akt w małych firmach
Niewielkie lub wręcz jednoosobowe działalności gospodarcze z powodzeniem radzą sobie, używając najprostszych urządzeń na rynku. Takie standardowe, najtańsze niszczarki pracują dość głośno i raczej nie możemy oczekiwać od nich szybkiej pracy lub możliwości niszczenia różnorodnych nośników. Dla bardzo małych firm nadal jednak mogą być całkowicie wystarczające.
- Utylizacja dokumentów w średnich przedsiębiorstwach
Nieco większe przedsiębiorstwa mają inne potrzeby i zdecydowanie częściej decydują się zainwestować w nieco bardziej zaawansowane urządzenia. Takie niszczarki pracują ciszej, co może być ważne, jeśli pracownicy przebywają w przestrzeni typu open space. Polepszają się też parametry dotyczące mocy i zakresu działania - maszyna może niszczyć więcej stron na raz oraz można z jej pomocą zutylizować też niektóre nośniki danych. Nie oznacza to wcale, że taka niszczarka będzie odpowiednią dla każdej średniej firmy. Jeśli przedsiębiorstwo generuje dużą ilość dokumentacji, będzie to oznaczało, że proces niszczenia dokumentów regularnie będzie musiał ktoś nadzorować i poświęcać na to swój czas.
- Potrzeby korporacji
Ogromne przedsiębiorstwa korzystają z dużych niszczarek. Takie urządzenia wyposaża się często w kółka, żeby można było przewozić je z miejsca na miejsce. W niektórych korporacjach można spotkać się z urządzeniem tego typu na każdym piętrze. Służą one do bieżącego niszczenia akt przez pracowników. W trakcie codziennej pracy generowane są bowiem duże ilości papierowych dokumentów, których można nie przechowywać, ale należy je bezpiecznie zniszczyć. Takie niszczarki dla korporacji są w stanie jednorazowo niszczyć kilkadziesiąt stron. Nadal jednak nie sprawdzą się w każdym przypadku. Niektóre wielkie przedsiębiorstwa decydują się skorzystać z profesjonalnej pomocy np. gdy konieczne jest opróżnienie archiwum z dokumentów, które utraciły ważność. Może być ich tak dużo, że nawet najbardziej zaawansowane niszczarki będą potrzebowały godzin na utylizację takich ilości papieru.
Co, jeśli niszczarka nie wystarcza?
Z pomocą w takich sytuacjach przychodzą firmy, które profesjonalnie zajmują się niszczeniem dokumentów. Z ich usług korzystają firmy różnej wielkości i z różnych branż. To, co je łączy to priorytetowe traktowanie bezpieczeństwa niszczenia oraz chęć zaoszczędzenia czasu.
Niektóre firmy skonstruowały swoją ofertę w taki sposób, żeby maksymalnie odciążyć swoich klientów. Tak właśnie działa Rhenus: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Klienci takich przedsiębiorstw nie muszą się nigdzie fatygować - ekipa usługodawcy przyjedzie w umówionym terminie i dostarczy bezpieczne pojemniki o optymalnej, wybranej wcześniej przez zleceniodawcę wielkości. Dodatkowym ułatwieniem, które sprawia, że klient ma jeszcze mniej zadań do wykonania, jest pomoc ekipy w załadowaniu pojemników. Sprawnie opróżnią regały, szafki i piwnice. To atrakcyjna opcja dla firm, które działają bardzo dynamicznie i nie są w stanie lub po prostu nie chcą poświęcać czasu na załadunek kontenerów.
Kolejnym krokiem jest transport pojemników do obiektu, w którym znajduje się instalacja niszcząca. Takie miejsca są dobrze zabezpieczone, a precyzyjnie skonstruowane procedury sprawiają, że do zera spada ryzyko, że ktoś niepowołany będzie miał jakąkolwiek styczność z dokumentami. Po zrealizowanym procesie klient otrzymuje fakturę oraz potwierdzenie przeprowadzonej utylizacji. Cały proces zachodzi przy możliwie jak najniższym zaangażowaniu czasowym klienta. To zaleta, która niewątpliwie składania do skorzystania z takiej usługi coraz więcej firm.