System obiegu dokumentów, czyli dlaczego warto zarządzać dokumentacją elektronicznie i w zautomatyzowany sposób?

Prawidłowe i zoptymalizowane zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie wpływa pozytywnie na praktycznie wszystkie aspekty działalności operacyjnej oraz funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przyspiesza podejmowanie decyzji, poprawia komunikację wewnętrzną oraz kieruje firmę ku temu, co najistotniejsze, czyli prężnemu rozwojowi, podnoszeniu jakości świadczonych usług lub wytwarzanych produktów, a tym samym systematycznemu umacnianiu jej przewagi konkurencyjnej na rynku.

Aby zagwarantować sprawny i wydajny tzw. workflow dokumentów i zadań z nimi związanych, konieczny jest dobre zaplanowanie modernizacji tego obszaru, jak również nowoczesny, sprawdzony i wysoko funkcjonalny system obiegu dokumentów, który umożliwi realizację założeń i osiągnięcie zamierzonych efektów. Co więcej, pierwsze sukcesy na polu cyfryzacji procesów biznesowych zazwyczaj owocują zielonym światłem dla kolejnych takich projektów, a w efekcie konsekwentnie realizowaną i dzięki temu przynoszącą szereg wymiernych korzyści cyfrową transformacją organizacji.

Sprawny obieg dokumentów w firmie i jego znaczenie

Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa jest w dużym stopniu uzależnione m. in. od tego, w jaki sposób jest zarządzany i realizowany przepływ informacji i dokumentów. Sprawna oraz właściwa organizacja ich obiegu to klucz do zapewnienia firmie szerokich możliwości rozwoju, poprawy jakości i wydajności pracy całej organizacji oraz usprawnienia wszystkich procesów związanych z obiegiem informacji i dokumentów. W sytuacji, kiedy przepływ dokumentów jest wadliwy, nieefektywny lub realizowany poza ustalonymi kryteriami i procedurami, poszczególne procesy generują mniejszą wartość, przy jednoczesnych większych kosztach, niż potencjalnie mogą i powinny. Co więcej, wraz ze wzrostem ilości procesowanych danych, informacji i dokumentów, problemy te się pogłębiają, a do działalności operacyjnej przedsiębiorstwa wkrada się coraz większy chaos.

Jeszcze kilkanaście lat temu obieg dokumentów we wszystkich firmach i organizacjach wyglądał bardzo podobnie - dokumentacja była przechowywana i udostępniana w postaci papierowej, co wiązało się z dużymi wydatkami finansowymi (m. in. na utrzymanie fizycznego archiwum, etatów pracowników odpowiedzialnych za jego funkcjonowanie, zakupu materiałów papierniczych oraz utrzymanie infrastruktury do drukowania), koniecznością poświęcania sporych ilości czasu i energii na poruszanie się po fizycznych zasobach oraz dużym ryzykiem, że istotne pisma mogą zostać przypadkowo zgubione, zniszczone lub zwyczajnie przeoczone. Nie wspominając o aspektach bezpieczeństwa i ochrony wrażliwych i poufnych danych przed dostaniem się w niepowołane ręce.

Aktualnie, wspomniane powyżej problemy można w bardzo prosty i skuteczny sposób wyeliminować, wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, który zakłada digitalizację dokumentacji oraz jej przechowywanie w cyfrowej postaci w elektronicznych zasobach firmy, dostępnych z poziomu dowolnego urządzenia podłączonego do internetu. Za zarządzanie dokumentami, ich obiegiem oraz wszelkimi procesami, w których są one wykorzystywane odpowiada system obiegu dokumentów - specjalistyczne oprogramowanie dla firm przeznaczone do sprawnego zarządzaniu całokształtem dokumentacji znajdującej się w ich posiadaniu.

System obiegu dokumentów - jakie korzyści wiążą się z jego wdrożeniem?

System obiegu dokumentów, nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) to profesjonalne oprogramowanie dla firm i innych organizacji, które pozwala na przechowywanie, uporządkowanie, udostępnianie pracownikom z odpowiednimi uprawnieniami zdigitalizowanych zasobów dokumentacji firmy, jak również optymalizację i monitorowanie jej przepływu oraz ich bezpieczną i wygodną archiwizację w postaci elektronicznej. Pozwala to na wyeliminowanie ryzyka utraty istotnych pism, które w cyfrowych zasobach (na firmowych serwerach lub w chmurze) są skutecznie chronione przed przypadkowym wykasowaniem czy wyciekiem.

System obiegu dokumentów jest ponadto skutecznym narzędziem, dzięki któremu można ograniczyć do niezbędnego minimum zużycie papieru oraz raz na zawsze pozbyć się z biurek pracowników stosów dokumentów. Pozytywnie wpływa to na poziom bezpieczeństwa zarządzania dokumentacją, gdyż pliki zawierające wrażliwe i poufne dane są dostępne do wglądu jedynie tym pracownikom, którzy posiadają stosowne uprawnienia. Pozwala to lepiej chronić interesy firmy, jej klientów i partnerów biznesowych skutecznie zapobiegając wyciekowi poufnych danych.

Oprócz tego, korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów dzięki wdrożeniu dedykowanego mu oprogramowania wysokiej klasy przynosi firmie istotne oszczędności czasowe - wyszukiwanie potrzebnych pism jest bowiem szybkie i sprawne i pozwala pracownikom skupić się na ważniejszych czynnościach niż przeglądanie setek zgromadzonych w archiwum segregatorów i teczek. Zapewnia także lepszą kontrolę nad codziennym realizowaniem i przestrzeganiem obowiązujących w organizacji procedur obiegu dokumentacji firmowej, dzięki tzw. audytowalności wszystkich procesów związanych z workflow dokumentów.

Taki nowy ład zapewnia więc nie tylko szereg wymiernych korzyści biznesowych i operacyjnych, ale również znacznie wyższy komfort codziennej pracy i poziom satysfakcji zawodowej, co przekłada się na poprawę wizerunku pracodawcy w oczach pracowników.

Nowoczesny system obiegu dokumentów - co oferują firmom najlepsze platformy?

Aby móc czerpać maksimum korzyści związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, należy nie tylko mieć pomysł i dobry plan na wprowadzenie modernizacji, ale również wybrać odpowiedni system obiegu dokumentów, który umożliwi skuteczne i efektywne wcielenie go w życie i realizację zamierzonych celów. To od jego funkcjonalności, elastyczności oraz jakości w największej mierze zależy bowiem sukces na polu optymalizacji i usprawnienia zarządzania firmowymi dokumentami. Na szczególną uwagę wymagających, prężnie rozwijających się przedsiębiorstw i organizacji zasługują nowoczesne rozwiązania platformowe, których popularność w środowisku biznesowym i IT z roku na rok systematycznie rośnie.

Mowa tu o wysokiej klasy platformach low-code, które działają w oparciu o prawdziwie innowacyjne technologie i mechanizmy, do których należą m. in. silnik workflow, no-to-low-code application development, uczenie maszynowe (ML), sztuczna inteligencja (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i wiele innych. Ich bazową funkcjonalność dodatkowo podnoszą autorskie rozwiązania wiodących producentów platform do budowania aplikacji, do których należy chociażby unikalna technologia InstantChange dostępna w oprogramowaniu WEBCON BPS. Dzięki niej możliwe jest nie tylko szybkie dostarczanie aplikacji biznesowych, ale także ich modyfikowanie i dopasowywanie do zmieniających się potrzeb z natychmiastowym rezultatem.

Ponadto, wysokiej klasy platformy low-code odpowiadają na znacznie więcej potrzeb technologicznych współczesnego biznesu niż samo zarządzanie dokumentacją - pozwalają bowiem na zaawansowaną digitalizację oraz  automatyzację i zarządzanie procesami. W praktyce, umożliwiają one dostarczanie dedykowanych aplikacji biznesowych, które są w stanie obsłużyć nawet 90% wszystkich scenariuszy biznesowych. Wszystko to czyni z nich doskonały wybór dla firm poszukujących najbardziej zaawansowanych i przyszłościowych systemów obiegu dokumentów.