Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów jest niezwykle istotne by efektywnie zarządzać firmą oraz zapewnić dobrą organizację. Nawet jeśli w pomieszczeniu nie ma zbyt wiele miejsca, z pomocą odpowiednich artykułów biurowych, urządzeń i gadżetów zapanujesz nad sporą ilością dokumentacji. Należy także wspomnieć, że zasady przechowywania oraz archiwizowania dokumentów w firmach i instytucjach znacząco zmieniły się wraz ze wprowadzeniem Rozporządzenia o ochronie danych osobowych - RODO. Od tej pory każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji firmowej zgodnie z określonymi wymogami.
Dobra organizacja od podstaw
Warto już na etapie wyboru biura zastanowić się, jaki charakter ma nasza działalność i oszacować ilość niezbędnego miejsca do ustawienia urządzeń biurowych czy przechowywania dokumentów. Być może potrzebne będą specjalne szafy i regały zamykane na klucz oraz duża ilość pudeł archiwizacyjnych, półek na dokumenty. Dopasowanie przestrzeni do charakteru pracy jest istotnym czynnikiem.
Komfort pracy i estetyka biura
Estetyczny wygląd biura oraz dobra organizacja dokumentów wpływa na ogólny wizerunek firmy, a także wzbudza zaufanie klientów. Ponadto, uporządkowana przestrzeń zwiększa komfort pracy oraz zaoszczędza czas na szukanie potrzebnego dokumentu. Zgubienie czy zniszczenie dokumentacji może narazić nas na nieprzyjemności, a nawet kary finansowe. Jeśli podczas spotkania z klientem prezentujemy materiały firmowe powinny być one schludne, w odpowiedniej oprawie. Warto zatem wyposażyć biuro oraz stanowiska pracowników w funkcjonalne akcesoria i artykuły biurowe, które ułatwią zachowanie porządku i zabezpieczenie dokumentów.
Artykuły biurowe niezbędne do przechowywania dokumentów
Do podstawowych artykułów biurowych niezbędnych do przechowywania właściwie w każdym biurze należą koszulki, teczki, skoroszyty, segregatory. Jeśli dokument ma kilka kartek, warto najpierw spiąć go zszywaczem, spinaczem lub włożyć do osobnej koszulki, która dodatkowo chroni przed wyblaknięciem i zniszczeniem, a dopiero następnie włożyć do teczki czy segregatora. Ważne aby systematycznie, każdego dnia schować dokumenty w wyznaczone miejsca, nie pozostawiać luźnych kartek na biurku. Stanowiska pracowników można wyposażyć w tak zwane kuwety czy tacki na dokumenty oraz pojemniki z szufladkami. Możemy je układać piętrowo, dzięki czemu zajmują mniej miejsca.
Urządzenia pomocne w organizacji dokumentów
Warto także wspomnieć o urządzeniach biurowych takich jak bindownice, laminatory czy niszczarki. Bindownica to sprzęt do oprawy dokumentów - łączy luźne kartki za pomocą grzbietu. To sprzymierzeniec utrzymania porządku i chronologii w dokumentacji. Przydatny do przygotowania materiałów firmowych dla klientów czy szkoleniowych dla pracowników. Laminator to urządzenie zabezpieczające dokument specjalną folią laminacyjną, dzięki czemu będzie odporny na blaknięcie czy zalanie wodą. Niszczarki to także bardzo przydatny sprzęt w biurze, szczególnie popularny po wprowadzeniu ustawy RODO. Przedsiębiorcy oprócz poprawnego przechowywania dokumentacji zobowiązani są także do ich odpowiedniej utylizacji.
Gadżety
Pomocne w pracy z papierem są również wszelkiego rodzaju gadżety biurowe, coraz bardziej nowoczesne i funkcjonalne. By ułatwić szukanie w segregatorach można zastosować zakładki indeksujące, przekładki, etykiety i kolorowe karteczki samoprzylepne. Istotne w porządkowaniu dokumentów jest ich dokładne opisywanie.
Dobrze prosperująca firma wyróżnia się dobrą organizacją pracy. Zadbaj, aby w dokumentacji zawsze panował porządek, a biuro wyglądało estetycznie. Poproś swoich pracowników o staranne opisywanie i segregowanie dokumentacji.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą Solo-Kolos
