Audyt personalny - klucz do skutecznego zarządzania zespołem pracowników

To nasi pracownicy mają wiedzę, umiejętności oraz kompetencje, które umożliwiają działanie przedsiębiorstwa. Każda z zatrudnionych osób ma w sobie ogromny potencjał, dzięki któremu możliwy jest ciągły rozwój i wzrost naszej firmy. Aby jednak w pełni wykorzystać możliwości, które mają nasi ludzie, musimy w nich inwestować – np. poprzez odpowiednią politykę szkoleń, a także dzięki budowie pozytywnej kultury organizacyjnej. Wiele osób jednak nie wie, że niezwykle przydanym sposobem, który umożliwia sprawne zarządzanie pracownikami, jest audyt personalny.

Czym jest audyt personalny?

Audyt personalny to nic innego, jak sposób na sprawdzenie stanu naszej kadry. Dzięki niemu zobaczymy, jak wyglądają kompetencje oraz potencjał naszych pracowników w porównaniu do celów i potrzeb organizacji. Może być wykonywany zarówno dla pojedynczej osoby, grupy, jak i dedykowanego zespołu. Jak każdy audyt, ten również przeprowadzany jest przez niezależnego, wykwalifikowanego eksperta.

Przed przystąpieniem do działania, audytor analizuje sytuację w organizacji i na tej podstawie wybiera narzędzia. Do wyboru mamy, np. ocenę 360 stopni, sesje Development Center, testy psychologiczne, czy też wywiady kompetencyjne. Audytor dokładnie przygląda się ocenianym jednostkom i przeprowadza złożoną analizę wielu czynników. Po zakończeniu działań sporządzany jest raport określający mocne strony i te wymagające poprawy, poziom motywacji, a także dopasowanie kompetencji i potencjału pracowników do ich stanowisk. Spisywane są również rekomendacje odnośnie pracy zespołu i procesów w nich stosowanych. Wszystko to ma na celu pomóc organizacji w usprawnieniu swoich działań, co umożliwi poprawę produktywności pracowników.

Agata Broś, Senior Project Manager & Development Coordinator w agencji rekrutacyjnej Advisory Group TEST Human Resources podkreśla:

Audyt personalny stosować możemy w wielu sytuacjach. Pomocny jest w trakcie trudnych dla organizacji momentów – tzn. w przypadku restrukturyzacji, przejęć, lub fuzji. Odpowiedni jest również przed wprowadzeniem zmian w strukturze i kulturze organizacyjnej. Wykorzystać go możemy także w razie rutynowej chęci poprawy efektywności zatrudnionych osób lub też procesów u nas występujących (np. dotyczących formułowania się zespołu lub motywacji i rozwoju ludzi). W przypadku konkretnego pracownika lub też grupy audyt zastosujemy, jeśli chcemy sprawdzić, czy wykorzystują oni w pełni swoje umiejętności na danym stanowisku. Przydatny okaże się również w planowaniu kariery oraz sukcesji, a także szkoleń i rekrutacji.

Te działania umożliwiają więc nam zebranie kompleksowych danych o pracujących w naszym przedsiębiorstwie ludziach – ich kompetencjach, wiedzy oraz motywacji i potencjale. To również świetny sposób, by sprawdzić, czy nasze procesy są ułatwieniem dla pracowników, czy też przez nie tracimy na produktywności. Wszystko to umożliwi zaplanowanie kolejnych działań i podjęcie odpowiednich decyzji.

Praca zespołowa, jako podstawa funkcjonowania firmy

W większości organizacji pracownicy działają w zespołach. Wobec tego niezwykle ważnym jest, by sprawnie je zorganizować i dbać, by ich wydajność była na jak najwyższym poziomie. U podstaw pracy zespołowej leży wspólne zaangażowanie i podejmowane działania, aby osiągnąć założony cel. Zespół zakłada, że każda jednostka ma unikalną wiedzę i umiejętności, ale żadna z nich nie ma ich wszystkich. W tym tkwi siła wspólnej pracy – zbieramy mocne strony wszystkich członków, dzięki czemu efekt końcowy jest lepszy, niż w przypadku samodzielnego działania. 

Nie zapominajmy jednak, że tam, gdzie mamy różne osoby, mogą powstać trudne sytuacje i konflikty. Różnice w zespole są wartościowe - dobry zespół to, bowiem taki, który się wzajemnie uzupełnia – również w przypadku charakterów. Jeśli będziemy mieć dobrego lidera, będzie on w stanie odpowiednio to wykorzystać. 

Praca zespołowa to, więc jakościowo lepsze rozwiązania i efekty niżeli praca nawet najlepszej jednostki. Wspólna praca z innymi nad jednym celem jest niezwykle motywująca i wpływa na zwiększenie zadowolenia oraz produktywności. Wyzwala to również na większą innowacyjność i kreatywność. 

Jak audyt personalny wspomaga nas w zarządzaniu zespołem?

Dzięki dokładnemu sprawdzeniu wszystkich procesów oraz zależności istniejących w naszym zespole audyt personalny jest doskonałym uzupełnieniem działań wspierających. Jeśli chcemy mieć bowiem pewność, że wszystko działa, powinniśmy poddać się kontroli niezależnych ekspertów. 

Audyt personalny kompleksowo sprawdza ludzi tworzących zespół, lidera oraz wszystkie działania, które towarzyszą zarządzaniu. Swoje działania audytor rozpoczyna od zorientowania się, czy rzeczywiście mamy do czynienia z zespołem, czy też z grupą. Warto tutaj zaznaczyć różnicę – zespół działa razem, by osiągnąć wspólny cel. Grupa to tymczasem skupisko jednostek. Następnie audytorzy orientują się, jaką formę ma zespół oraz jakie korzyści, a także koszty dla firmy wynikają z jego działania. Pod względem organizacyjnym sprawdzana jest liczebność zespołu, język którym się posługują członkowie oraz warunki, w których ludzie muszą pracować. Bliżej przyglądamy się również liderowi – jego kompetencjom, umiejętnościom, wypływowi na innych oraz roli, jaką pełni. Musimy tutaj dowiedzieć się, czy jest to odpowiednia osoba do kierowania personelem i jak oddziałuje na pozostałe osoby. Sprawdzane są również stosowane techniki motywacyjne i to, jakie zachowania wyzwalają w zespole.

Audytorzy biorą na tapet również każdego członka zespołu. Obserwują, czy ich zadania zostały odpowiednio przypisane do umiejętności, które posiadają. Równie ważna jest ich motywacja oraz wkład w realizację celu. Tutaj również bliżej przyglądamy się procesom – w tym przypadku rekrutacji. Np. w jaki sposób są dobierane nowe osoby do zespołu oraz czy i w jaki sposób prowadzona jest współpraca z agencjami rekrutacyjnymi.

Cele to kolejna kwestia, którą interesują się audytorzy. Wszyscy w zespole powinni się z nimi utożsamiać, dążyć do ich realizacji oraz wiedzieć, jakie wyniki są pożądane. Badane jest też, czy cele zostały sformułowane zgodnie z metodologią SMART. Audyt porusza również miękkie obszary, takie jak wzajemne wsparcie i atmosfera panująca wśród ludzi. 

Audyt personalny konieczny dla dobra zespołu

Po przeprowadzonym audycie personalnym dostajemy szczegółowy raport. Jak na dłoni widzimy w nim, co musimy poprawić, tak by wzmocnić nasz zespół. Aby działanie to odniosło jak najbardziej pozytywne rezultaty, musi być przeprowadzane cyklicznie. Dzięki temu zobaczymy, jakie są efekt zmian, które wprowadziliśmy. 

Audyt to dokładne sprawdzenie każdej rzeczy, która wpływa na sprawną pracę zespołu – wobec czego warto skorzystać z tego narzędzia. Nie ma znaczenia, w jakiej branży pracujemy – czy to w firmie SSC/BPO, produkcyjnej, czy też działamy, jako zespół w agencji rekrutacyjnej. We wszystkich tych miejscach zespół stanowić może o naszej przewadze na rynku – warto więc zrobić wszystko, by pozytywnie na niego wpłynąć.