E-sprawozdania finansowe – co to takiego?
E-sprawozdania finansowe to elektroniczna postać sprawozdań finansowych, posiadająca odpowiednią strukturę logiczną i format. Struktury logiczne dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, który obowiązuje od 1 października 2018 r. - dalej ustawa o rachunkowości).
Kto jest zobligowany do sporządzania e-sprawozdań?
Do sporządzania e-sprawozdań finansowych zobowiązana jest każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe. Należy dodać, że każde e-sprawozdanie musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź też podpisem zaufanym (tzw. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę uprawnioną do prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd).
Czy sprawozdanie finansowe może zostać sporządzone w postaci papierowej?
Po 1 października 2018 r. jedyną dopuszczalną formą sprawozdania finansowego jest forma elektroniczna. Papierowy wydruk sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej będzie stanowił jedynie kopię wspomnianego dokumentu. Tym samym forma papierowa nie będzie uznawana za oryginał sprawozdania finansowego.
Jak kształtują się terminy na sporządzenie, zatwierdzenie i przesłanie sprawozdań w roku 2020?
Ze względu na trwający stan epidemii wirusa SARS-Cov-2, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przedłużenie terminów dotyczących e-sprawozdań finansowych. Zmiany zostały wprowadzone za sprawą nowelizacji ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (specustawa). Rozwiązania zawarte w rozporządzeniu zakładają wydłużenie terminów od 21 dni do 3 miesięcy. Szczegółowe terminy zostały określone w komunikacie opublikowanym na stronach Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów.
W jaki sposób złożyć podpis pod e-sprawozdaniem finansowym?
Każde e-sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone podpisem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki (np. wszystkich członków). w przypadku podpisywania podpisem kwalifikowanym, można tego dokonać przy pomocy aplikacji udostępnionej przez dostawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź też innej zgodnej aplikacji komercyjnej. Z kolei w przypadku podpisywania bezpłatnym profilem zaufanym, należy użyć do tego celu usługi dostępnej na portalu Obywatel.gov. Wspomniana usługa pozwala na złożenie podpisu na dowolnym pliku.
Czy e-sprawozdanie może zostać podpisane wyłącznie przez jednego członka zarządu?
E-sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę upoważnioną do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki. Jeśli daną jednostką kieruje organ wieloosobowy wówczas musi zostać ono opatrzone podpisem przez wszystkich członków tego organu. W związku z powyższym złożenie podpisu wyłącznie przez jednego z członków zarządu (gdy takowy jest wieloosobowy) nie będzie zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości.
Czy członkowie zarządu wieloosobowego mogą upoważnić do podpisania e-sprawozdania finansowego wyłącznie jednego z nich?
W przypadku, gdy daną jednostką kieruje zarząd wieloosobowy, e-sprawozdanie musi zostać podpisane przez wszystkich członków wspomnianego zarządu. W związku z powyższym nie istnieje możliwość upoważnienia wyłącznie jednego członka do podpisania e-sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.
Czy Ministerstwo udostępnia aplikację do generowania e-sprawozdań finansowych?
Co prawda Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe stworzoną z myślą o podmiotach sporządzających sprawozdania finansowe, niemniej jednak należy zaznaczyć, że wspomniany program nie jest programem finansowo-księgowym. W związku z powyższym wspomniana, bezpłatna aplikacja e-Sprawozdania Finansowe nie pozwala na sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnego z innymi załącznikami do ustawy o rachunkowości niż nr 1, 4, 5, 6 w wersji schemy 1.2, ani też na złożenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS.
Program do e-sprawozdań
Jak zostało to wspomniane powyżej, Ministerstwo Finansów udostępniło aplikację służącą do sporządzania sprawozdań finansowych. Nie warto jednak ograniczać się wyłącznie do nadmienionego programu, gdyż nie posiada on funkcjonalności profesjonalnego programu finansowo – księgowego. Co istotne to fakt, że o aktualizację opisywanej aplikacji i jej zgodność z obowiązującymi schemami musi zadbać sam podatnik. Wbrew pozorom nie jest to proste zadanie, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt dynamicznych zmian. Rozwiązaniem problemu jest wyposażenie się w godny zaufania program, taki jak Hogart eSprawozdania.Hogart eSprawozdania to nowoczesna umożliwiająca zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w formacie (XML) wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. Hogart eSprawozdania to również repozytorium wygenerowanych i przekazanych danych do kontroli wraz z możliwością ich ponownego przywołania, przeglądania, filtrowania i grupowania. Pozwala on na kompletną obsługę wszystkich rodzajów e-sprawozdań finansowych, zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych w obowiązującym od września 2019 schemacie 1_2 (zarówno w tysiącach jak i złotych). Więcej informacji na stronie Hogart: https://www.hba.hogart.com.pl/hogart-e-sprawozdania/
