Polscy przedsiębiorcy coraz odważniej wchodzą na rynki europejskie i współpracują z zagranicznymi kontrahentami. Oznacza to dla nich, że zobowiązani są do wystawiania faktur zagranicznych. Wbrew powszechnym opiniom zasady sporządzania takiego dokumentu nie są skomplikowane. Faktura dla klientów z zagranicy tylko nieznacznie różni się od tej wystawianej dla polskich kontrahentów. O czym trzeba pamiętać, wystawiając fakturę dla klienta z UE i jak wygląda poprawnie przygotowany dokument?

Jak rozliczać transakcje międzynarodowe?

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po faktury zagraniczne. Są one obowiązkiem, jeśli współpracuje się z kontrahentem spoza granic Polski. Stanowią one potwierdzenie sprzedaży, a także są podstawą do uiszczenia przez kontrahenta należność za usługę lub zakupiony towar. Sprawne rozliczanie transakcji międzynarodowych nie jest trudne. Aby nie mieć problemów z urzędem skarbowym, wystarczy zastosować się do kilku prostych zasad.

Co powinna zawierać faktur UE?

Wystawianie faktur europejskich, czyli tych dla zagranicznych kontrahentów nie odbiega od zasad stosowanych przy tworzeniu krajowych dokumentów księgowych. Oznacza to, że faktura VAT UE powinna się składać z takich elementów jak:

  • dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy (nazwy, nazwy skrócone) oraz adresy obu podmiotów,
  • numery identyfikacji podatkowej – muszą to być NIP-y europejskie, które różnią się przedrostkiem dla poszczególnych krajów UE,
  • numer faktury,
  • data wystawienia dokumentu,
  • nazwa usługi lub towaru, który jest przedmiotem sprzedaży,
  • miara i ilość towarów lub zakres usługi
  • waluta faktury – najczęściej będzie to euro – EUR,
  • cena jednostkowa netto,
  • sumaryczna wartość towarów lub usług, bez kwoty podatku,
  • jeśli płatność realizowana jest przelewem, również kody IBAN i SWIFT (znajdziesz je w pomocy swojego banku).

Przed wystawianiem dokumentu należy też:

  • sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem podatku VAT w bazie VIES,
  • dodać dopisek "odwrotne obciążenie" na samym końcu dokumentu.

Konieczność rejestracji do transakcji unijnych

Aby móc wystawiać faktury VAT UE, przedsiębiorca musi dopełnić obowiązku rejestracji do celów VAT UE. Rejestracja jest konieczna zarówno w przypadku czynnych płatników podatku, jak i tych zwolnionych z VAT. Zgłoszenia dokonuje się na podstawie wniosku VAT-R, który trzeba wypełnić w części C.3. Po dokonaniu wszystkich czynności formalnych przedsiębiorca otrzymuje numer NIP UE, który uprawnia go do wykonywania transakcji zagranicznych z kontrahentami z krajów należących do Unii Europejskiej. NIP UE to taki sam numer jak NIP-u polskiego, tylko poprzedzony przedrostkiem PL.

Jak rozliczyć podatek VAT przy fakturze VAT UE?

Zgodnie z polskim prawem przedsiębiorca powinien doliczyć do faktury obowiązującą stawkę VAT. Nabywca zobowiązany jest do zapłaty zarówno ceny nabycia towaru lub usługi, jak i opłacenia podatku. Ten trafia na konto przedsiębiorcy i dopiero przez niego przekazywany jest do właściwego urzędu skarbowego. W przypadku faktur dla zagranicznych kontrahentów stosuje się tzw. odwrotne obciążenie. Oznacza to, że od wartości netto nie odprowadza się podatku VAT i w jego miejscu wpisuje „nie podlega” lub „np.”. Podatek od transakcji odprowadzany jest przez nabywcę w jego kraju.