Organizacja konferencji to olbrzymie wyzwanie, wymagające doskonałej logistyki i umiejętności planowania. Opracowanie merytorycznej części spotkania to dopiero początek. Równie ważne jest to, gdzie odbędzie konferencja, czy prelegenci będą mieli odpowiednie warunki do prezentacji, a słuchacze możliwość wyciągnięcia maksimum korzyści z udziału w tym wydarzeniu.
Zarówno ludzie biznesu, jak i stowarzyszenia naukowe coraz chętniej decydują się na pomoc profesjonalistów podczas przygotowywania branżowych wydarzeń, choć nie da się ukryć, że to właśnie przedsiębiorcy są najczęstszymi gośćmi naszego centrum konferencyjnego – mówi specjalista z Borowego Dworu. Na co najczęściej zwracają uwagę? Jakie aspekty lokalizacji konferencji uważają za najważniejsze?
Idealna sala konferencyjna
Jedną z najistotniejszych kwestii pojawiających się podczas wyboru sali konferencyjnej jest jej wielkość i możliwość dowolnej konfiguracji siedzeń. Dla większych spotkań o charakterze wykładowym optymalnym jest klasyczne, kinowe ustawienie krzeseł. W przypadku bardziej kameralnych spotkań, które dopuszczają możliwość ożywionej dyskusji, dobrą opcją jest ustawienie mebli w podkowę i udostępnienie słuchaczom stołów, podobnie jak przy układzie szkolnym. Decydując się na wynajem sali konferencyjnej warto upewnić się, że istnieje możliwość ustawienia odpowiadającego potrzebom danego spotkania.
Wsparcie techniczne konferencji
W dzisiejszych czasach wyposażenie sali w mikrofon to stanowczo za mało. Konferencja z prawdziwego zdarzenia wymaga specjalistycznego wsparcia, które pozwoli na gładki i bezproblemowy przebieg imprezy. Solidne nagłośnienie to sprawa podstawowa, poza tym ważna jest także obecność projektora, dużego ekranu, czy ogólnie sprzętu audiowizualnego. Standardem powinien być też komputer z dostępem do Internetu – przekonuje ekspert z Borowego Dworu. Niezwykle ważna jest możliwość płynnego sterowania światłem; najlepsze rozwiązaniem to dostęp światła dziennego z opcją zaciemnienia.
Wygoda uczestników konferencji
Choć konferencje organizowane są w większych ośrodkach, a nie prywatnych domach, organizatorzy nawet na tym wynajętym gruncie czują się gospodarzami. Aby zrobić dobre wrażenie na gościach warto upewnić się, że pokoje gościnne centrum biznesowego spełniają odpowiednie standardy. Jak upewnić się, że tak jest? Najłatwiej zadać sobie pytanie, czy samemu chce się tam zatrzymać!
Zatem zakwaterowanie to część najprzyjemniejsza. Wygodne pokoje, smaczna kuchnia, możliwość bezpiecznego zaparkowania auta i dostęp do rozmaitych rozrywek – to wszystko umili pobyt na konferencji i z pewnością wywrze doskonałe wrażenie na jej uczestnikach.
